COVID-19: vergaderingen van lokale bestuursorganen tijdens de coronacrisis
Op vraag van minister van Binnenlands Bestuur Bart Somers heeft het Agentschap Binnenlands Bestuur in samenwerking met de VVSG een kader ontwikkeld voor vergaderingen van lokale bestuursorganen vanaf september. Het nieuwe kader en de bijhorende richtlijnen geeft aan op welke wijze de vergaderingen van lokale bestuursorganen kunnen plaatsvinden tijdens de federale fase ter bestrijding van het coronavirus Covid-19. Dit kader komt in de plaats van de eerdere richtlijnen die gepubliceerd zijn op de webtoepassing van het Agentschap Binnenlands Bestuur en kan afhankelijk van de gezondheidsevolutie worden aangepast. Dit kader geldt, met de nodige vertalingen (bijv. besluit gouverneur i.p.v. besluit burgemeester), ook voor de bestuursorganen van de provincies. Voor verdere vragen kan u contact opnemen met binnenland@vlaanderen.be.
Kader voor vergaderingen van bestuursorganen van lokale besturen
Via ministerieel besluit van 13 maart 2020 is de federale fase van het nationaal noodplan betreffende de coördinatie en het beheer van de crisis coronavirus COVID-19 afgekondigd. De federale fase is een uitzonderlijke situatie en is nog altijd van toepassing.
De federale overheid moest toen dringende maatregelen nemen om de verspreiding van het coronavirus te beperken. Die uitzonderlijke situatie rechtvaardigde het om van de normale vergaderwijze af te wijken. In die omstandigheden kon het lokaal bestuur via een burgemeestersbesluit (politieverordening) een andere vergaderwijze vastleggen. Sommige lokale besturen kozen voor een virtuele vergadering, sommige gingen voor andere mogelijkheden zoals een fysieke vergadering zonder toegang voor publiek, vergaderen op een andere locatie om de social distancing te garanderen of vergaderen via e-mail.
De richtlijnen van het Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) over vergaderingen van bestuursorganen van lokale besturen in de coronacrisis waren een dynamisch gegeven. We volgden de evolutie van de opgelegde maatregelen en stemden de richtlijnen daarop af. Wat stond en staat daarbij centraal? Bij elke vorm van vergaderen moet je de democratische waarborgen uit de regelgeving zoals tegensprekelijk debat, openbaarheid van de vergadering (indien van toepassing) of correct verloop van beraadslaging en stemming kunnen verzekeren.
De Vlaamse minister van Binnenlands Bestuur gaf in de commissievergadering Binnenlands Bestuur van 2 juni 2020 aan dat er een kader komt voor vergaderingen van lokale bestuursorganen vanaf september 2020. Dat vertaalt zich concreet in volgende richtlijnen die momenteel gelden.
Vergaderingen van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn
Het lokaal bestuur beslist tijdens de huidige gezondheidssituatie autonoom over de wijze van vergaderen. De vergadering kan fysiek, hybride of digitaal doorgaan. Hieronder vind je meer informatie over de verschillende mogelijkheden van vergaderen.
Fysieke vergaderingen
Bij een fysieke vergadering is het essentieel dat je de op dat moment geldende richtlijnen rond hygiëne en social distancing respecteert.
De fysieke vergadering moet toegankelijk zijn voor pers en publiek. De openbaarheid van de vergaderingen moet het publiek in staat stellen om kennis te krijgen van de noodzakelijke informatie. De openbaarheid van de vergadering stelt de pers in staat om de debatten te verslaan en de publieke opinie kritisch in te lichten. De openbaarheid is een wezenlijke waarborg voor de democratische werking van de gemeenteraad. Het maakt controle mogelijk en biedt een waarborg tegen willekeur. Het komt aan de lokale besturen toe om de openbaarheid te garanderen. De vergadering kan enkel nog in besloten zitting plaatsvinden zoals artikel 28 van het decreet over het lokaal bestuur bepaalt.
Kan een fysieke vergadering met meer dan 40 personen nog plaatsvinden?
De lokale en provinciale besturen zijn essentiële diensten, waarvan de werking verzekerd moet worden.
Artikel 17, §3, eerste lid van het MB van 18 oktober 2020 stelt dat een maximum van 40 personen aanwezig mag zijn binnen en in dezelfde ruimte in het kader van georganiseerde activiteiten op professioneel vlak.
Artikel 17, §3, vierde lid van voormeld MB bepaalt dat het eerste lid niet van toepassing is in werkgemeenschappen. We beschouwen de vergaderingen van de lokale en provinciale bestuursorganen als behorende tot de werkgemeenschap in de zin van voormeld lid. Om die reden interpreteren wij dat de norm van maximaal 40 personen niet van toepassing is op de vergaderingen van de lokale en provinciale bestuursorganen.
De keuze op welke wijze het bestuur vergadert, moet een weloverwogen keuze zijn. Het is een lokale afweging die moet worden gemaakt, en waarbij ook de mogelijkheid om digitaal te vergaderen moet meegenomen worden. Het lokaal bestuur heeft een voorbeeldfunctie. Het bestuur dient bij de keuze om fysiek, digitaal of hybride te vergaderen in het achterhoofd te houden dat andere fysieke activiteiten met meer dan 40 personen niet toegelaten zijn en het bestuur hierop ook moet handhaven.
Juridisch beschouwd kan de manier waarop vergaderd wordt, dus fysiek, hybride of digitaal zijn, en ligt de afweging bij het lokaal bestuur zelf.
Fysiek vergaderen op een andere locatie
Als het lokaal bestuur de social distancing in de raadszaal niet kan waarborgen, kan de fysieke raad op een andere locatie plaatsvinden waar dat social distancing wel gewaarborgd is. Het uitwijken naar een andere locatie is ook mogelijk om algemene gezondheidsredenen. De oproeping en de agenda van de vergadering deelt de vergaderlocatie mee. De webtoepassing van het lokaal bestuur vermeldt ook duidelijk de locatie.
Artikel 22, eerste lid van het decreet over het lokaal bestuur (DLB) bepaalt dat het huishoudelijk reglement de nadere regels voor de plaats en de wijze van openbaarmaking van de gemeenteraadszitting vastlegt. De voorzitter kan de plaats bepalen als het huishoudelijk reglement geen vergaderplaats of geen nadere regels over de keuze van de vergaderplaats vermeldt. De voorzitter moet de vergaderplaats vastleggen in de oproeping van de vergadering (artikel 20 DLB). De locatie moet neutraal zijn. In dit geval is geen besluit van de burgemeester nodig.
Je kan die werkwijze niet hanteren als het huishoudelijk reglement een specifieke vergaderplaats aangeeft. Dan rest je 2 mogelijkheden:
De gemeenteraad wijzigt het huishoudelijk reglement. De gemeenteraad bepaalt in het huishoudelijk reglement dat de voorzitter de vergaderplaats kan vastleggen of schrapt de bepaling over de vergaderplaats uit het huishoudelijk reglement. De gemeenteraad kan op elk moment het huishoudelijk reglement wijzigen (artikel 38, laatste lid DLB).
De burgemeester neemt bij hoogdringendheid een besluit om de vergaderplaats van de gemeenteraad te wijzigen omwille van de bescherming van de volksgezondheid (artikels 134, §1 en 135, §2 Nieuwe Gemeentewet).
Het lokaal bestuur communiceert via de webtoepassing, sociale media,… aan de bevolking op welke locatie de vergaderingen van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn plaatsvinden.
Fysiek vergaderen met beperkt bezoekersaantal
Een burgemeestersbesluit is in principe ook noodzakelijk als omwille van de social distancing de normale vergaderlocatie of de nieuwe locatie maar een beperkt aantal bezoekers toelaat. De burgemeester heeft de bevoegdheid om het bezoekersaantal te beperken op grond van zijn bevoegdheid om de openbare orde en de volksgezondheid te beschermen (artikels 134, § 1 en 135, § 2 Nieuwe Gemeentewet). Het burgemeestersbesluit geeft dan aan wat het maximumaantal toegestane bezoekers is om de social distancing na te leven. De burgemeester kan in dat besluit bijvoorbeeld aangeven dat geïnteresseerden zich op voorhand moeten inschrijven en dat de inschrijvingen worden afgesloten als het maximumaantal bezoekers bereikt is. De webtoepassing van de gemeente vermeldt dat ook duidelijk.
Als de gewoonlijke of de nieuwe locatie het gemiddeld aantal gebruikelijke bezoekers met social distancing toelaat, is een burgemeestersbesluit tot beperking van het aantal bezoekers niet nodig. Als er bij de start van de zitting toch meer aanwezigen zijn dan verwacht en de social distancing in het gedrang komt, kan de voorzitter maatregelen nemen (artikel 25, DLB). De voorzitter is op grond van die bepaling belast met de handhaving van de orde in de vergadering.
Achter gesloten deuren, niet in besloten zitting
De fysieke vergaderingen van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn kunnen omwille van de openbare gezondheid plaatsvinden achter gesloten deuren. Deze beslissing behoort tot de bevoegdheid van de burgemeester (artikels 134, §1 en artikel 135, §2 Nieuwe Gemeentewet). Hij moet die beslissing voldoende motiveren. In dat geval moet de fysieke gemeenteraad achter gesloten deuren gelivestreamd worden zodat de openbaarheid verzekerd is. De webtoepassing van de gemeente communiceert hoe pers en publiek de vergadering kunnen volgen via de audiovisuele livestream. Een audiostream alleen volstaat niet langer om aan de vereiste openbaarheid te voldoen.
Digitaal vergaderen
De gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn kan digitaal doorgaan als het lokaal bestuur dit, gelet op de gezondheidssituatie, de aangewezen vergadervorm acht.
Daaraan zijn 3 voorwaarden verbonden:
De wijze van vergaderen (digitaal) en de motivering (gezondheidssituatie) wordt vastgelegd in een burgemeestersbesluit (politieverordening) op grond van artikels 134, §1 en 135 van de Nieuwe Gemeentewet.
De digitale gemeenteraad moet openbaar te volgen zijn via een audiovisuele livestream. Een audiostream volstaat niet om aan de openbaarheid te voldoen. De webtoepassing van de gemeente communiceert hoe pers en publiek de vergadering kunnen volgen via de livestream.
De procedure voor geheime stemming moet aan de noodzakelijke democratische voorwaarden voldoen.
Lokale besturen kunnen praktische informatie vinden over het livestreamen van een digitale vergadering op de website van V-ICT-OR. Die informatie is toegankelijk voor leden van V-ICT-OR.
Op YouTube vind je ook diverse instructievideo’s over hoe je een digitale vergadering via Teams, Zoom,… kan livestreamen op bijvoorbeeld YouTube of Facebook. Je vindt er meer informatie over op:
Hybride vorm van vergaderen is toegestaan
Een hybride vorm van vergaderen betekent dat bepaalde raadsleden fysiek vergaderen en andere raadsleden die er fysiek niet bij kunnen zijn, digitaal deelnemen (bijvoorbeeld raadsleden in quarantaine of raadsleden die tot risicogroepen behoren). Een hybride vorm van vergaderen is niet verplicht, maar wel een mogelijke tussenvorm tussen fysiek en digitaal vergaderen. Het behoort tot de lokale autonomie om de afweging te maken om hybride te vergaderen. De raadsleden die digitaal deelnemen moeten zichtbaar en hoorbaar zijn voor de andere raadsleden en voor het publiek. De raadsleden die digitaal deelnemen, moeten via het digitaal platform op een gelijkwaardige manier als de raadsleden die fysiek aanwezig zijn, mee kunnen debatteren, beraadslagen en stemmen. Voor het overige moet de hybride vergadering voldoen aan de democratische principes uit de regelgeving.
Praktische tips voor fysiek en digitaal vergaderen
Lees zeker de praktische tips en aandachtspunten onderaan deze pagina bij het organiseren van een fysieke, digitale en hybride vergadering.
Gemeenteraadscommissie
De gemeenteraadscommissies kunnen zowel fysiek, digitaal als in een hybride vorm plaatsvinden. De keuze hiervoor ligt bij het lokaal bestuur en behoort tot de autonomie van dat bestuur. De democratische principes blijven van toepassing en moeten gegarandeerd blijven zowel bij fysiek als digitaal vergaderen. Dat betekent dat zowel de fysieke als de digitale gemeenteraadscommissies openbaar moeten zijn. De openbaarheid kan je verzekeren door publiek toe te laten tot de fysieke vergadering (mits social-distancing) en/of openbaar te livestreamen.
College van burgemeester en schepenen en vast bureau
Het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau kan voorlopig digitaal blijven vergaderen als de leden van het college van burgemeester en schepenen of het vast bureau daarmee akkoord zijn. Je kan ook kiezen voor een hybride vorm van vergaderen zolang je een tegensprekelijk debat kan voeren.
Bijzonder comité voor de sociale dienst
De vergadering van het bijzonder comité voor de sociale dienst kan fysiek, hybride of digitaal doorgaan. Als de vergadering fysiek doorgaat moet de locatie van de vergadering het mogelijk maken om de hygiëne- en social distancingregels na te leven.
Het hoorrecht van de cliënt moet je steeds respecteren. Aan de cliënt kan je de mogelijkheid bieden om online gehoord te worden of vooraf door de voorzitter van het BCSD, samen met het personeelslid dat de vergaderingen van het BCSD opvolgt. Daarvan wordt een verslag gemaakt en overgemaakt aan de leden van het BCSD. Dat komt dan zo in het sociaal dossier.
Dezelfde regels gelden voor de subcomités.
Vergaderen via e-mail of via een notulensysteem voor alle bestuursorganen niet langer mogelijk
Het is vanaf 1 september 2020 niet meer mogelijk om via e-mail of via een notulensysteem te vergaderen. Het vergaderen via e-mail of een notulensysteem was een uitzonderingsoptie zodat lokale besturen op korte termijn konden blijven vergaderen. Het is geen volwaardig alternatief voor de normale wijze van vergaderen. De bevoegde minister van Binnenlands Bestuur deelde zijn standpunt hierover mee in de Commissievergadering van de commissie van Binnenlands Bestuur van 2 juni 2020. Lokale besturen organiseerden zich ondertussen en vonden alternatieven om te vergaderen, maar de fundamentele rechten van elk raadslid moeten altijd overeind blijven, ongeacht de vergaderwijze.
Vergaderingen van opdrachthoudende en dienstverlenende verenigingen
Hieronder sommen we op hoe de vergaderingen van de algemene vergadering van de dienstverlenende en opdrachthoudende vereniging kunnen plaatsvinden.
Fysiek vergaderen is het uitgangspunt, digitaal vergaderen is mogelijk onder bepaalde voorwaarden
Algemene vergaderingen van dienstverlenende en opdrachthoudende verenigingen gaan in de regel vanaf september terug fysiek door. Het is daarbij essentieel dat je de op dat moment geldende richtlijnen rond hygiëne en social distancing respecteert.
De fysieke vergadering moet toegankelijk zijn voor pers en publiek (art. 432, vierde lid DLB). De openbaarheid van de vergaderingen moet het publiek in staat stellen om kennis te krijgen van de noodzakelijke informatie. De openbaarheid van de vergadering stelt de pers in staat om de debatten te verslaan en de publieke opinie kritisch in te lichten. De openbaarheid is een wezenlijke waarborg voor de democratische werking. Het maakt controle mogelijk en biedt een waarborg tegen willekeur. Het komt aan de vereniging toe om de openbaarheid te garanderen. De tijdelijke uitzondering van de volledig schriftelijke algemene vergadering is helemaal niet meer mogelijk vanaf september 2020.
Fysiek vergaderen op een andere locatie
Voor de grote dienstverlenende en opdrachthoudende verenigingen houdt dit in dat ze een gepaste locatie moeten zoeken om de vergadering te laten doorgaan, met inachtneming van de richtlijnen rond hygiëne en social distancing. De vereniging kan daarbij afwijken van de vaste vergaderlocatie die statutair voorzien is, als een andere vergaderruimte over meer oppervlakte beschikt. De vereniging moet in ieder geval kunnen aantonen dat ze redelijke inspanningen leverde om een gepaste locatie te zoeken voor de algemene vergadering.
De voorzitter moet de vergaderplaats vastleggen in de oproeping van de vergadering. In de geest van artikel 432, vierde lid van het DLB gebeurt dat uiterlijk 30 dagen voor de zitting. Een geldige oproeping bevat ook een locatie. Als een statutenwijziging gepland staat op de algemene vergadering, is het niet nodig dat ze de locatie al 90 dagen op voorhand melden: daarvoor volstaat de termijn van 30 dagen uit artikel 432, vierde lid DLB.
De locatie moet neutraal zijn.
De vereniging communiceert in ieder geval via de webtoepassing, sociale media, … aan de bevolking op welke locatie de algemene vergadering plaatsvindt.
Fysiek vergaderen met beperkt bezoekersaantal
Als er op het grondgebied van alle deelnemende gemeenten na redelijke inspanningen geen enkele geschikte locatie gevonden wordt, kan de opdrachthoudende of dienstverlenende vereniging vergaderen op een plaats waarop slechts een beperkt bezoekersaantal mogelijk is.
De vereniging kan hier wel naar redelijkheid mee omspringen. Het aantal bezoekers op de voorbije algemene vergaderingen is toonaangevend voor het te verwachten aantal bezoekers op de toekomstige algemene vergaderingen. De vereniging schat naar redelijkheid in hoeveel bezoekers ze kan verwachten op een algemene vergadering en regelt in de eerste plaats zoveel bezoekersplaatsen.
De burgemeester van het grondgebied waarop de vergadering plaatsvindt, kan het bezoekersaantal beperken om de openbare orde en de volksgezondheid te beschermen (artikels 134, § 1 en 135, § 2 Nieuwe Gemeentewet). Het burgemeestersbesluit geeft dan aan wat het maximumaantal toegestane bezoekers is om de social distancing na te leven. De burgemeester kan daarin bijvoorbeeld aangeven dat geïnteresseerden zich op voorhand moeten inschrijven en dat de inschrijvingen worden afgesloten als het maximumaantal bezoekers bereikt is. De webtoepassing van de vereniging vermeldt dat ook duidelijk.
Als de gewoonlijke of de nieuwe locatie het gebruikelijke aantal bezoekers met social distancing toelaat, is een burgemeestersbesluit om het aantal bezoekers te beperken niet nodig. Als er bij de start van de zitting toch meer aanwezigen zijn dan verwacht en de social distancing in het gedrang komt, kan de voorzitter van de vergadering maatregelen nemen, want hij handhaaft de orde in de vergadering.
Achter gesloten deuren, niet in besloten zitting
Als er op het grondgebied van alle deelnemende gemeenten na redelijke inspanningen ook geen enkele geschikte locatie gevonden wordt voor een fysieke vergadering met een beperkt aantal toeschouwers, kan je overgaan tot een algemene vergadering achter gesloten deuren.
Die beslissing behoort toe aan de raad van bestuur van de vereniging die de vergadering bijeenroept, eventueel in overleg met de burgemeester van het grondgebied waar de vergadering plaatsvindt (artikels 134, §1 en artikel 135, §2 Nieuwe Gemeentewet). De raad moet die beslissing voldoende motiveren. Uit de beslissing moet blijken waarom publiek niet mogelijk is. In dat geval moet je de fysieke algemene vergadering achter gesloten deuren livestreamen zodat de openbaarheid verzekerd blijft. De webtoepassing van de vereniging communiceert hoe pers en publiek de vergadering kunnen volgen via de audiovisuele livestream.
Enkel als die opties niet mogelijk zijn, kan je nog digitaal vergaderen.
Digitaal vergaderen is mogelijk onder bepaalde voorwaarden
Als er geen mogelijkheid is om fysiek te vergaderen, met pers en publiek erbij en tegelijk de hygiëne- en social distancing regels te garanderen, of als je de vergadering achter gesloten deuren niet kan livestreamen, mag de vergadering digitaal plaatsvinden. Daaraan zijn 3 voorwaarden verbonden:
- Een besluit van de raad van bestuur van de dienstverlenende of opdrachthoudende vereniging, motiveert waarom een fysieke vergadering niet mogelijk is of waarom een livestream van de fysieke vergadering achter gesloten deuren niet lukt.
- Pers en publiek moeten de gemeenteraad kunnen volgen via een audiovisuele livestream. Een audiostream volstaat niet langer om aan de openbaarheid te voldoen. De webtoepassing van de vereniging communiceert hoe pers en publiek de vergadering kunnen volgen via de livestream.
- De procedure voor geheime stemming moet aan de noodzakelijke democratische voorwaarden voldoen.
Lokale besturen kunnen praktische informatie vinden over het livestreamen van een digitale vergadering op de website van de Vlaamse ICT Organisatie (V-ICT-OR). Die informatie is toegankelijk voor leden van V-ICT-OR.
Op YouTube vind je ook diverse instructievideo’s over hoe je een digitale vergadering via Teams, Zoom,… kan livestreamen op bijvoorbeeld YouTube of Facebook. Je vindt er meer informatie over op:
- livestreamen van Microsoft Teams Meeting naar YouTube, Facebook Live en andere tools;
- livestreamen via YouTube;
- vergadering via Zoom livestreamen op Facebook.
Hybride vorm van vergaderen
Een hybride vorm van vergaderen betekent dat bepaalde leden van de algemene vergadering fysiek vergaderen en andere leden die er fysiek niet bij kunnen zijn, digitaal deelnemen (bijvoorbeeld leden in quarantaine of leden die tot risicogroepen behoren). Een hybride vorm van vergaderen is niet verplicht, maar wel een mogelijke tussenvorm tussen fysiek en digitaal vergaderen. Het behoort tot de autonomie van de vereniging om de afweging te maken om hybride te vergaderen. De leden van de algemene vergadering die digitaal deelnemen moeten zichtbaar en hoorbaar zijn voor de andere leden en voor het publiek. De leden die digitaal deelnemen, moeten via het digitaal platform op een gelijkwaardige manier als de leden die fysiek aanwezig zijn, mee kunnen debatteren, beraadslagen en stemmen. Voor het overige moet de hybride vergadering voldoen aan de democratische principes uit de regelgeving.
Praktische tips voor fysiek, hybride en digitaal vergaderen
Dit overzicht lijst een aantal praktische tips en aandachtspunten op om lokale besturen te ondersteunen bij het organiseren van de vergaderingen.
Fysieke, digitale of hybride vorm van vergaderen
De keuze om fysiek, digitaal of hybride te vergaderen behoort, onder de huidige gezondheidssituatie, volledig tot de autonomie van het lokaal bestuur.
Het lokaal bestuur kan bij de keuze tussen fysiek, digitaal of hybride vergaderen volgende aspecten in overweging nemen:
Volstaat de raadszaal voor het organiseren van een fysieke vergadering binnen de richtlijnen? Inventariseer de mogelijkheden van een fysieke vergadering op een andere locatie als de eigen raadszaal onvoldoende veiligheidsgaranties biedt.
Zijn er raadsleden die tot risicogroepen behoren?
Zijn er raadsleden van wie directe familieleden tot risicogroepen behoren?
Zijn er raadsleden die zich in een toestand van verplichte of aanbevolen quarantaine bevinden (decreet van 10 juli 2020 tot wijziging van artikel 47 en 81 van het decreet van 21 november 2003 betreffende het preventieve gezondheidsbeleid)?
De richtlijn om met lichte (gezondheids)klachten thuis te blijven, is nog altijd van kracht. Deze richtlijn geldt voor iedereen, dus ook voor raadsleden die fysiek aan de vergadering willen deelnemen. Het niet-aanwezig kunnen of willen zijn van raadsleden omwille van gezondheidsredenen of omwille van een verhoogd risico, is een goede reden om een hybride of digitale vorm van vergaderen te regelen. De keuze behoort tot de autonomie van het bestuur.
Fysiek vergaderen in de eigen raadszaal of een andere locatie
Om af te wegen of de eigen raadszaal geschikt is voor de fysieke vergadering, kunnen een aantal vragen helpen:
Biedt de raadszaal voldoende ruimte zodat de leden van de raad op 1,5 meter afstand van elkaar kunnen plaatsnemen?
Biedt de raadszaal voldoende ruimte voor pers en publiek? Biedt de raadszaal voldoende ruimte zodat iedereen minstens op 1,5 meter afstand van elkaar plaatsneemt?
Zijn er 2 toegangsdeuren die circulatie mogelijk maken in de raadszaal zodat de aanwezigen elkaar niet moeten kruisen?
Is het mogelijk om de raadszaal voldoende te verluchten?
…
Technische en financiële argumenten kunnen onderdeel uitmaken van deze overweging. Op technisch vlak kan het meespelen of:
de gemeente microfoons kan voorzien;
er camera’s zijn voor het opnemen en uitzenden van de vergadering;
alle voorzieningen aanwezig zijn in de raadszaal;
er voldoende sterk wifisignaal is;
…
Als de locatie maar een beperkt publiek kan ontvangen, moet dit minstens het aantal zijn dat gebruikelijk de vergadering bijwoont. Je kan het publiek vragen om zich vooraf in te schrijven. Zo heb je een goed zicht op het aantal aanwezigen.
Voor fysieke vergaderingen op een andere locatie geldt uiteraard dat je er helder kan communiceren. De oproeping voor de gemeenteraad moet de locatie van de vergadering in principe vermelden, maar de gemeente moet die ook publiceren op de webtoepassing van de gemeente om de transparantie te verzekeren. De gemeente kan de nieuwe locatie ook bekend maken via de gemeentelijke nieuwsbrief of via de sociale mediakanalen van de gemeente.
Veiligheidsvoorschriften bij het fysiek vergaderen
Als lokaal bestuur kan je een aantal veiligheidsvoorschriften in acht nemen bij het organiseren van fysieke vergaderingen. Wat volgt zijn een aantal tips ter inspiratie:
Inventariseer voor elke vergadering welke raadsleden niet kunnen of willen aanwezig zijn omwille van gezondheidsredenen of omwille van het behoren tot een risicogroep. Bespreek hoe deze leden toch op een veilige manier kunnen deelnemen.
Beslis tijdig welke locatie de meest geschikte locatie is voor een fysieke vergadering met respect voor de richtlijnen uit het ministerieel besluit van 18 oktober 2020.
Stel een hygiëneprotocol op, waarin bijvoorbeeld het volgende staat:
geen handen schudden;
1,5 meter afstand bewaren;
microfoons eerst ontsmetten voor je ze doorgeeft;
voorzien en gebruiken van handgels;
ondertekenen van documenten gebeurt met een eigen pen;
gebruik maken van papieren zakdoekjes;
eigen drank meenemen;
mondmaskers verplichten bij pers en publiek;
raadsleden dragen minstens een mondmasker tot de opening van de vergadering en zetten het mondmasker ten laatste terug op na sluiting van de zitting;
raadsleden mogen hun mondmasker afzetten tijdens de vergadering als de social distancing wordt gerespecteerd of moeten een mondmasker dragen behalve als ze aan het woord zijn;
….
Zorg voor voldoende afstand tussen de leden van de raad en het publiek.
Voorzie in looplijnen en -richtingen om de vergaderlocatie binnen en buiten te gaan.
Maak dat niet iedereen tegelijk naar buiten gaat om te overleggen als de raad geschorst wordt. Stel voldoende grote ruimtes ter beschikking voor de fracties om te overleggen.
...
Openbaarheid van de vergadering
Ongeacht de manier waarop de vergadering plaatsvindt, moet de vergadering openbaar zijn. Je moet de fysieke vergadering openstellen voor publiek of livestreamen. Als je digitaal vergadert, moet dit met een livestream. Bij de livestream moeten de deelnemers zichtbaar en hoorbaar in beeld zijn tijdens de vergadering. Door de vergadering online uit te zenden met beeld en geluid garandeer je de openbaarheid van de bijeenkomst. Het volstaat niet langer dat er enkel een audiostream is. Dat was slechts een uitzonderlijke oplossing voor uitzonderlijke tijden. Als je alleen geluid uitzendt, is de vergadering niet meer openbaar. Ook als er zich tijdens de vergadering technische problemen voordoen, waardoor de vergadering niet meer via een livestream te volgen is, vervalt de openbaarheid en kan de raad geen rechtsgeldige besluiten meer nemen. Je moet dan wachten tot de livestream terug beschikbaar is of op een andere datum verder vergaderen.
Kwaliteit deelname digitale vergadering
Een debat tijdens een digitale vergadering kent een andere dynamiek.
Als lokaal bestuur moet je vooraf inventariseren of alle leden een kwaliteitsvolapparaat hebben. Het lokaal bestuur kan een dergelijk apparaat ter beschikking stellen als dat niet het geval is. Bijvoorbeeld door het uitlenen van een laptop aan de raadsleden of door in het gemeentehuis een plek te voorzien waar raadsleden digitaal kunnen deelnemen als ze de richtlijnen in acht nemen.
Bij digitaal vergaderen zijn er ook een aantal tips die je, als lokaal bestuur en raadslid, in acht kan nemen:
Kies een rustige werkplek om deel te nemen aan de digitale vergadering.
Vervaag de achtergrond van je scherm of kies voor een neutrale, op voorhand afgesproken achtergrond (bijvoorbeeld een foto van de raadszaal of het logo van de gemeente). Dit is van belang omdat de digitale vergadering openbaar is. Iedereen kan meekijken met het raadslid en de omgeving achter het raadslid.
Maak duidelijke afspraken over bijvoorbeeld het melden van aan- en afwezigheid.
Maak duidelijke afspraken over de wijze van stemmen.
Maak duidelijke afspraken over het vragen van het woord (bijvoorbeeld via de chat).
Maak duidelijke afspraken over het dempen van de microfoon.
Maak duidelijke afspraken hoe je moties en amendementen kan indienen.
Log tijdig in om deel te nemen aan de vergadering.
Zorg voor de nodige ICT-bijstand.
Structureer tussenkomsten zo veel mogelijk omdat een online vergadering meer concentratie vraagt dan een fysieke vergadering.
…
Verschillende lokale besturen hebben handleidingen gemaakt over digitaal vergaderen. Informeer je bij elkaar.
De rol van de voorzitter in een digitale vergadering
De dynamiek en beleving tijdens een digitale vergadering is anders. De rol van de voorzitter is hierin cruciaal. De voorzitter moet nog meer dan in een fysieke vergadering het overzicht bewaren. Dat vereist een zekere vergaderdiscipline. De voorzitter moet zelf het digitaal systeem voldoende kennen en begrijpen. De voorzitter bewaakt de vergaderorde, bepaalt wie het woord krijgt en moet deelnemers kunnen weren uit het debat (bijvoorbeeld een microfoon kunnen afsluiten).
Hybride vergaderen
Deze tips en handvaten gelden ook voor de hybride vergadering. Daar moet je zowel aandacht schenken aan de fysieke als aan de digitale vergadering.
Praktische tips voor dienstverlenende en opdrachthoudende verenigingen
Raad van bestuur van dienstverlenende en opdrachthoudende verenigingen
Het DLB bepaalt uitdrukkelijk dat de raden van bestuur van de dienstverlenende en de opdrachthoudende verenigingen een niet-openbaar karakter hebben. Hier speelt de problematiek over het toelaten of weigeren van publiek tot de vergadering geen rol, want publiek is sowieso verboden.
Het DLB legt bewust geen procedureregels op aan de raad van bestuur. De opdrachthoudende of dienstverlenende vereniging heeft dus een zekere graad van vrijheid om de interne werking te bepalen binnen het decretale kader.
Je moet in de eerste plaats de statuten raadplegen om na te gaan of er een procedure bestaat voor schriftelijke of virtuele beraadslaging. Als dat het geval is, moet je die volgen.
In de richtlijnen van de 1ste jaarhelft van 2020 adviseerde ABB dat de raad van bestuur kon beslissen om uitzonderlijk virtueel te vergaderen, als de statuten geen procedure beschrijven. Dat vereiste een bijkomende, gemotiveerde beslissing van een meerderheid van de leden van de raad van bestuur.
Het Agentschap roept nu op om de vergaderwijze van de organen te verankeren in de statuten, zoals art. 426, 6° van het DLB het voorschrijft. Zo worden uitzonderingsmaatregelen overbodig. In ieder geval moet een vergaderprocedure, zowel in het verleden als in de toekomst, voldoen aan de democratische voorwaarden. Daaronder valt onder andere het tegensprekelijk debat: elke bestuurder kan op elk moment tussenkomen en moet zijn standpunt voldoende kenbaar kunnen maken aan alle andere bestuurders voor er gestemd wordt.
Vergaderen via e-mail of via een notulensysteem voor alle bestuursorganen niet langer mogelijk
Het is vanaf 1 oktober 2020 niet meer mogelijk om via e-mail of via een notulensysteem te vergaderen. Het vergaderen via e-mail of een notulensysteem was een uitzonderingsoptie zodat lokale besturen op korte termijn konden blijven vergaderen. Het is geen volwaardig alternatief voor de normale wijze van vergaderen. De bevoegde minister van Binnenlands Bestuur deelde zijn standpunt daarover mee in de commissievergadering van de commissie van Binnenlands Bestuur van 2 juni 2020. Lokale besturen organiseerden zich ondertussen en vonden alternatieven om te vergaderen, maar de fundamentele rechten van elk raadslid moeten altijd overeind blijven, ongeacht de vergaderwijze.