Vergaderingen van lokale bestuursorganen tijdens de coronacrisis
Op vraag van minister van Binnenlands Bestuur Bart Somers heeft het Agentschap Binnenlands Bestuur in samenwerking met de VVSG een kader ontwikkeld voor vergaderingen van lokale bestuursorganen vanaf september. Het nieuwe kader en de bijhorende richtlijnen geeft aan op welke wijze de vergaderingen van lokale bestuursorganen kunnen plaatsvinden tijdens de federale fase ter bestrijding van het coronavirus Covid-19. Dit kader komt in de plaats van de eerdere richtlijnen die gepubliceerd zijn op de webtoepassing van het Agentschap Binnenlands Bestuur en kan afhankelijk van de gezondheidsevolutie worden aangepast. Dit kader geldt, met de nodige vertalingen (bijv. besluit gouverneur i.p.v. besluit burgemeester), ook voor de bestuursorganen van de provincies. Voor verdere vragen kan u contact opnemen met binnenland@vlaanderen.be.
Kader voor vergaderingen van bestuursorganen van lokale besturen
Via ministerieel besluit van 13 maart 2020 is de federale fase van het nationaal noodplan betreffende de coördinatie en het beheer van de crisis coronavirus COVID-19 afgekondigd. De federale fase is een uitzonderlijke situatie en is nog altijd van toepassing.
De richtlijnen van het Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) over vergaderingen van bestuursorganen van lokale besturen in de coronacrisis zijn een dynamisch gegeven. We volgen de evolutie van de opgelegde maatregelen en stemmen de richtlijnen daarop af.
Wat stond en staat daarbij centraal? Bij elke vorm van vergaderen moet je de democratische waarborgen uit de regelgeving zoals tegensprekelijk debat, openbaarheid van de vergadering (indien van toepassing) of correct verloop van beraadslaging en stemming kunnen verzekeren. De algemene maatregelen ter bestrijding van het coronavirus moeten steeds worden nageleefd.
Vergaderingen van de gemeenteraad en DE raad voor maatschappelijk welzijn
Het lokaal bestuur beslist tijdens de huidige gezondheidssituatie autonoom over de wijze van vergaderen. De vergadering kan fysiek, hybride of digitaal doorgaan. De keuze op welke wijze het bestuur vergadert, moet een weloverwogen keuze zijn. Het is een lokale afweging die moet worden gemaakt.
Fysieke vergaderingen
De vergaderingen van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn kunnen fysiek blijven doorgaan met naleving van de geldende regels.
De fysieke vergadering moet toegankelijk zijn voor pers en publiek. Het komt aan de lokale besturen toe om de openbaarheid te garanderen. De vergadering kan enkel in besloten zitting plaatsvinden in de situaties bepaalt in artikel 28 van het decreet over het lokaal bestuur.
Fysiek vergaderen op een andere locatie
Het lokaal bestuur kan opteren om op een andere locatie dan de normale locatie (raadszaal) te vergaderen. De oproeping en de agenda van de vergadering deelt de vergaderlocatie mee. De webtoepassing van het lokaal bestuur vermeldt ook duidelijk de locatie.
Artikel 22, eerste lid van het decreet over het lokaal bestuur (DLB) bepaalt dat het huishoudelijk reglement de nadere regels voor de plaats en de wijze van openbaarmaking van de gemeenteraadszitting vastlegt. De voorzitter kan de plaats bepalen als het huishoudelijk reglement geen vergaderplaats of geen nadere regels over de keuze van de vergaderplaats vermeldt. De voorzitter moet de vergaderplaats vastleggen in de oproeping van de vergadering (artikel 20 DLB). De locatie moet neutraal zijn. In dit geval is geen besluit van de burgemeester nodig.
Je kan die werkwijze niet hanteren als het huishoudelijk reglement een specifieke vergaderplaats aangeeft. Dan rest je 2 mogelijkheden:
De gemeenteraad wijzigt het huishoudelijk reglement. De gemeenteraad bepaalt in het huishoudelijk reglement dat de voorzitter de vergaderplaats kan vastleggen of schrapt de bepaling over de vergaderplaats uit het huishoudelijk reglement. De gemeenteraad kan op elk moment het huishoudelijk reglement wijzigen (artikel 38, laatste lid DLB).
De burgemeester neemt bij hoogdringendheid een besluit om de vergaderplaats van de gemeenteraad te wijzigen omwille van de bescherming van de volksgezondheid (artikels 134, §1 en 135, §2 Nieuwe Gemeentewet).
Het lokaal bestuur communiceert via de webtoepassing, sociale media,… aan de bevolking op welke locatie de vergaderingen van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn plaatsvinden.
Fysiek vergaderen met beperkt bezoekersaantal
Een burgemeestersbesluit is in principe ook noodzakelijk als de epidemiologische situatie en de van toepassing zijnde maatregelen slechts een beperkt aantal bezoekers toelaat. De burgemeester heeft de bevoegdheid om het bezoekersaantal te beperken op grond van zijn bevoegdheid om de openbare orde en de volksgezondheid te beschermen (artikels 134, § 1 en 135, § 2 Nieuwe Gemeentewet). Het burgemeestersbesluit geeft dan aan wat het maximumaantal toegestane bezoekers is om de social distancing na te leven. De burgemeester kan in dat besluit bijvoorbeeld aangeven dat geïnteresseerden zich op voorhand moeten inschrijven en dat de inschrijvingen worden afgesloten als het maximumaantal bezoekers bereikt is. De webtoepassing van de gemeente vermeldt dat ook duidelijk.
Als de gewoonlijke of de nieuwe locatie het gemiddeld aantal gebruikelijke bezoekers toelaat, is een burgemeestersbesluit tot beperking van het aantal bezoekers niet nodig. Als er bij de start van de zitting toch meer aanwezigen zijn dan verwacht en de social distancing in het gedrang komt, kan de voorzitter maatregelen nemen (artikel 25, DLB). De voorzitter is op grond van die bepaling belast met de handhaving van de orde in de vergadering.
Achter gesloten deuren, niet in besloten zitting
De fysieke vergaderingen van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn kunnen omwille van de openbare gezondheid plaatsvinden achter gesloten deuren. Deze beslissing behoort tot de bevoegdheid van de burgemeester (artikels 134, §1 en artikel 135, §2 Nieuwe Gemeentewet). Hij moet die beslissing voldoende motiveren. In dat geval moet de fysieke gemeenteraad achter gesloten deuren gelivestreamd worden zodat de openbaarheid verzekerd is. De webtoepassing van de gemeente communiceert hoe het publiek de vergadering kan volgen via de audiovisuele livestream.
Veiligheidsvoorschriften en tips bij het fysiek vergaderen
Als lokaal bestuur kan je een aantal veiligheidsvoorschriften in acht nemen bij het organiseren van fysieke vergaderingen. In elk geval is het onder de huidige maatregelen verplicht dat iedereen een mondmasker draagt zowel bij verplaatsingen als wanneer men zit. Het kan toegelaten worden om als raadslid tijdens een tussenkomst het mondmasker af te zetten als de ruimte waar vergaderd wordt voldoende geventileerd is en de sociale afstandsregels gerespecteerd zijn. Bekijk meer informatie daarover.
Wat volgt zijn een aantal tips om de fysieke vergadering veilig te organiseren:
- Inventariseer voor elke vergadering welke raadsleden niet kunnen of willen aanwezig zijn omwille van gezondheidsredenen of omwille van het behoren tot een risicogroep. Bespreek hoe deze leden toch op een veilige manier kunnen deelnemen.
- Beslis tijdig welke locatie de meest geschikte locatie is voor een fysieke vergadering met respect voor de richtlijnen uit het Koninklijk Besluit van 28 oktober 2020.
- Stel een hygiëneprotocol op, waarin bijvoorbeeld het volgende staat:
- geen handen schudden
- 1,5 meter afstand bewaren
- microfoons eerst ontsmetten voor je ze doorgeeft
- voorzien en gebruiken van handgels
- ondertekenen van documenten gebeurt met een eigen pen
- gebruik maken van papieren zakdoekjes
- …
- Zorg voor voldoende afstand tussen de leden van de raad en het publiek.
- Voorzie in looplijnen en -richtingen om de vergaderlocatie binnen en buiten te gaan.
- Maak dat niet iedereen tegelijk naar buiten gaat om te overleggen als de raad geschorst wordt. Stel voldoende grote ruimtes ter beschikking voor de fracties om te overleggen.
- Voorzie voldoende ventilatie.
- Voorzie een CO²-meter om na te gaan of er extra verlucht moet worden.
- …
Digitaal of hybride vergaderen
Het decreet van 16 juli 2021 tot wijziging van diverse decreten wat betreft de versterking van de lokale democratie zorgt voor een decretale basis om als lokaal bestuursorgaan digitaal of hybride te vergaderen.
Sommige lokale bestuursorganen vergaderen momenteel omwille van de COVID-19-pandemie nog digitaal of hybride op basis van een burgemeestersbesluit. Aangezien de mogelijkheid tot digitaal of hybride vergaderen nu decretaal is ingeschreven, verdwijnt de noodzaak om dit via burgemeestersbesluit (omwille van gezondheidsredenen) te regelen.
Bij wijze van overgangsmaatregel blijft het gedurende de federale fase mogelijk om digitaal of hybride te blijven vergaderen op basis van een burgemeestersbesluit. Na afloop van de federale fase van de COVID-19-pandemie zal tot nader order het digitaal of hybride vergaderen op basis van een burgemeestersbesluit niet langer worden gedoogd. Als er een burgemeestersbesluit wordt genomen tot digitaal of hybride vergaderen moet dit aan volgende voorwaarden voldoen:
- De wijze van vergaderen (digitaal of hybride) en de motivering (gezondheidssituatie) wordt vastgelegd in een burgemeestersbesluit (politieverordening) op grond van artikels 134, §1 en 135 van de Nieuwe Gemeentewet.
- Als de gemeenteraad niet fysiek te volgen is, moet er een audiovisuele livestream zijn van de gemeenteraad. De webtoepassing van de gemeente communiceert hoe het publiek de vergadering kan volgen via de livestream.
- De procedure voor geheime stemming moet aan de noodzakelijke democratische voorwaarden voldoen.
We raden wel aan dat lokale besturen, als zij in de toekomst digitaal of hybride willen blijven vergaderen, hun huishoudelijk reglement aan deze keuze aanpassen. Let daarbij op de voorwaarden opgenomen in het besluit van de Vlaamse Regering van 10 september 2021 over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen.
Vergaderingen van opdrachthoudende en dienstverlenende verenigingen
Hieronder sommen we op hoe de vergaderingen van de algemene vergadering van de dienstverlenende en opdrachthoudende vereniging kunnen plaatsvinden.
De uitgangspunten die in het algemene kader hierboven beschreven staan, gelden ook voor dienstverlenende en opdrachthoudende verenigingen
De dienstverlenende of opdrachthoudende vereniging beslist tijdens de huidige gezondheidssituatie autonoom over de wijze van vergaderen. Een vergadering kan fysiek, hybride of digitaal doorgaan. Wat daar precies onder verstaan wordt, lees je in het algemene kader voor alle lokale besturen hierboven.
We benadrukken dat voor de algemene vergaderingen van dienstverlenende en opdrachthoudende verenigingen er een decretale openbaarheidsverplichting bestaat. De vergadering moet toegankelijk zijn voor pers en publiek (art. 432, vierde lid DLB). De openbaarheid van de vergaderingen moet het publiek in staat stellen om kennis te krijgen van de noodzakelijke informatie. De openbaarheid van de vergadering stelt de pers in staat om de debatten te verslaan en de publieke opinie kritisch in te lichten. De openbaarheid is een wezenlijke waarborg voor de democratische werking. Het maakt controle mogelijk en biedt een waarborg tegen willekeur. Het komt aan de vereniging toe om de openbaarheid te garanderen.
We benadrukken ook dat een volledig schriftelijke procedure voor de algemene vergaderingen niet meer mogelijk is. Deze mogelijkheid werd uitzonderlijk gedoogd in de eerste maanden van de gezondheidscrisis, maar gaat in tegen de bepalingen van het decreet. De algemene vergadering moet dus effectief plaatsvinden als een vergadering waarbij op mondelinge wijze een agenda wordt afgehandeld en er gestemd wordt over de agendapunten, zoals voorzien in het decreet. Of de vergadering fysiek, digitaal of hybride doorgaat, is de keuze van de vereniging, rekening houdend met de principes uit het algemene kader.
De voorzitter moet de vergaderplaats vastleggen in de oproeping van de vergadering. In de geest van artikel 432, vierde lid van het DLB gebeurt dat uiterlijk 30 dagen voor de zitting. Een geldige oproeping bevat ook een locatie. Als een statutenwijziging gepland staat op de algemene vergadering, is het niet nodig dat ze de locatie al 90 dagen op voorhand melden: daarvoor volstaat de termijn van 30 dagen uit artikel 432, vierde lid DLB.
Praktische tips voor dienstverlenende en opdrachthoudende verenigingen
Raad van bestuur van dienstverlenende en opdrachthoudende verenigingen
Het DLB bepaalt uitdrukkelijk dat de raden van bestuur van de dienstverlenende en de opdrachthoudende verenigingen een niet-openbaar karakter hebben. Hier speelt de problematiek over het toelaten of weigeren van publiek tot de vergadering geen rol, want publiek is sowieso verboden.
Het DLB legt bewust geen procedureregels op aan de raad van bestuur. De opdrachthoudende of dienstverlenende vereniging heeft dus een zekere graad van vrijheid om de interne werking te bepalen binnen het decretale kader.
Je moet in de eerste plaats de statuten raadplegen om na te gaan of er een procedure bestaat voor schriftelijke of virtuele beraadslaging. Als dat het geval is, moet je die volgen.
In de richtlijnen van de 1ste jaarhelft van 2020 adviseerde ABB dat de raad van bestuur kon beslissen om uitzonderlijk virtueel te vergaderen, als de statuten geen procedure beschrijven. Dat vereiste een bijkomende, gemotiveerde beslissing van een meerderheid van de leden van de raad van bestuur.
Het Agentschap roept nu op om de vergaderwijze van de organen te verankeren in de statuten, zoals art. 426, 6° van het DLB het voorschrijft. Zo worden uitzonderingsmaatregelen overbodig. In ieder geval moet een vergaderprocedure, zowel in het verleden als in de toekomst, voldoen aan de democratische voorwaarden. Daaronder valt onder andere het tegensprekelijk debat: elke bestuurder kan op elk moment tussenkomen en moet zijn standpunt voldoende kenbaar kunnen maken aan alle andere bestuurders voor er gestemd wordt.
Vergaderen via e-mail of via een notulensysteem voor alle bestuursorganen niet langer mogelijk
Het is vanaf 1 oktober 2020 niet meer mogelijk om via e-mail of via een notulensysteem te vergaderen. Het vergaderen via e-mail of een notulensysteem was een uitzonderingsoptie zodat lokale besturen op korte termijn konden blijven vergaderen. Het is geen volwaardig alternatief voor de normale wijze van vergaderen. De bevoegde minister van Binnenlands Bestuur deelde zijn standpunt daarover mee in de commissievergadering van de commissie van Binnenlands Bestuur van 2 juni 2020. Lokale besturen organiseerden zich ondertussen en vonden alternatieven om te vergaderen, maar de fundamentele rechten van elk raadslid moeten altijd overeind blijven, ongeacht de vergaderwijze.