COVID-19: vergaderingen van lokale bestuursorganen tijdens de coronacrisis

1. Fysieke vergaderingen

Het is mogelijk om fysiek te vergaderen mits inachtneming van de richtlijnen inzake hygiëne en social distancing. Om voldoende afstand tussen de raadsleden te bewaren en om pers en publiek toegang te kunnen geven tot de vergadering met respect voor de social distancing, kan worden vergaderd op een andere locatie dan de gebruikelijke vergaderlocatie.

Fysieke vergadering op een andere locatie

Artikel 22, eerste lid van het decreet over het lokaal bestuur (DLB) bepaalt dat het huishoudelijk reglement de nadere regels voor de plaats en de wijze van openbaarmaking van de gemeenteraadszitting vastlegt. Indien in het huishoudelijk reglement geen vergaderplaats is vastgelegd of geen nadere regels zijn vastgelegd over de keuze van de vergaderplaats, dan kan de voorzitter de plaats bepalen. De voorzitter moet de vergaderplaats vastleggen in de oproeping van de vergadering (conform artikel 20 van het DLB). De oproeping vermeldt de plaats van de vergadering. Deze locatie moet neutraal zijn. Er is in dit geval geen besluit van de burgemeester vereist.

Indien het huishoudelijk reglement een specifieke vergaderplaats aangeeft, is bovenstaande werkwijze niet mogelijk. Er zijn in dit geval twee mogelijkheden:

De gemeenteraad wijzigt het huishoudelijk reglement en bepaalt dat de voorzitter de vergaderplaats kan vastleggen. Het huishoudelijk reglement kan op elk moment gewijzigd worden door de gemeenteraad (artikel 38, laatste lid DLB).
De burgemeester neemt bij hoogdringendheid een besluit om de vergaderplaats van de gemeenteraad te wijzigen omwille van de bescherming van de volksgezondheid (conform artikel 134, §1 en 135, §2 Nieuwe Gemeentewet).

Het lokaal bestuur geeft via de webtoepassing, sociale media,… aan de bevolking aan op welke locatie de vergadering van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn plaatsvindt.

Beperkt bezoekersaantal

Een burgemeestersbesluit is ook noodzakelijk indien op de normale vergaderlocatie of op de nieuwe locatie slechts een beperkt aantal bezoekers wordt toegelaten. De burgemeester heeft de bevoegdheid om het bezoekersaantal te beperken op grond van zijn bevoegdheid in het kader van de bescherming van de openbare orde en de volksgezondheid (artikel 134, § 1 en 135, § 2 Nieuwe Gemeentewet). In het burgemeestersbesluit wordt dan aangegeven wat het maximumaantal toegestane bezoekers is in functie van de naleving van de social distancing regels. De burgemeester kan in dat besluit bijvoorbeeld ook aangeven dat geïnteresseerden zich op voorhand moeten inschrijven en dat de inschrijvingen worden afgesloten eens het maximumaantal bezoekers is bereikt.

Indien de normale of de nieuwe locatie het gebruikelijke aantal bezoekers met social distancing kan toelaten, is een burgemeestersbesluit tot beperking van het aantal bezoekers niet nodig. Indien bij aanvang van de zitting blijkt dat er toch meer aanwezigen zijn dan normaal en de social distancing niet gerespecteerd kan worden, kan de voorzitter maatregelen nemen op grond van zijn bevoegdheid vermeld in artikel 25 van het decreet over het lokaal bestuur. De voorzitter is op grond van die bepaling belast met de handhaving van de orde in de vergadering.

Achter gesloten deuren

De fysieke vergadering van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn kan omwille van de openbare gezondheid plaatsvinden achter gesloten deuren, indien de social distancing niet kan worden verzekerd. Deze beslissing behoort tot de bevoegdheid van de burgemeester (artikel 134, §1 en artikel 135, §2 Nieuwe Gemeentewet). De beslissing moet afdoende gemotiveerd zijn. Uit de beslissing moet blijken waarom het niet mogelijk is dat publiek wordt toegelaten. In dit geval dient de gemeente te onderzoeken of het mogelijk is de gemeenteraad te streamen, zodat toch aan de openbaarheid is voldaan.

2. Virtueel of digitaal vergaderen met videoconferentie

3. Gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn via e-mail

Veel lokale besturen stellen de vraag of het in deze uitzonderlijke omstandigheden mogelijk is om via e-mail te vergaderen. Om te kunnen spreken van een gemeenteraad of raad voor maatschappelijk welzijn zijn een aantal elementen belangrijk. De voorzitter van de gemeenteraad opent en sluit de vergadering en er is een tegensprekelijk debat.

De uitzonderlijke omstandigheden ten gevolge van het Coronavirus vragen om een pragmatische aanpak. Onder strikte voorwaarden is het mogelijk om een vergadering van de gemeenteraad of de raad voor maatschappelijk welzijn via e-mail te organiseren. Er moet minstens aan volgende voorwaarden voldaan zijn:

de burgemeester neemt op grond van artikel 134, §1 en artikel 135, §2 van de Nieuwe Gemeentewet een gemotiveerd besluit dat een gemeenteraad achter gesloten deuren moet plaatsvinden. Een vergadering via e-mail kan namelijk nooit voldoen aan een openbaar karakter van de vergadering;
het lokaal bestuur bezit niet de technische, praktische mogelijkheden om via videoconferentie te vergaderen;
de burgemeester neemt in zijn gemotiveerd besluit het voorstel op om via e-mail te vergaderen. De burgemeester bezorgt het voorstel aan de voorzitter van de raad;
de meerderheid van de raadsleden gaat akkoord met het vergaderen via e-mail. De raadsleden geven via e-mail aan de voorzitter van de gemeenteraad aan of zij akkoord zijn met deze werkwijze;
het vergaderen via e-mail is enkel mogelijk tijdens de federale fase van het crisisbeheer;
het vergaderen via e-mail dient te gebeuren met e-mailadressen die door de gemeente aan de raadsleden ter beschikking zijn gesteld of die door de gemeente gekend zijn als de gebruikelijke e-mailadressen van de raadsleden;
de voorzitter van de gemeenteraad opent via e-mail aan alle raadsleden de vergadering;
elk raadslid, desgevallend indien hierover een afspraak werd gemaakt tussen de fracties, elke fractie, moet zijn opmerkingen kunnen uitbrengen via e-mail aan alle raadsleden gedurende een bepaald tijdslot;
elke opmerking moet door de voorzitter van de raad of het college van burgemeester en schepenen / het vast bureau beantwoord worden via e-mail aan alle raadsleden gedurende een bepaald tijdslot;
elk raadslid, desgevallend indien hierover een afspraak werd gemaakt tussen de fracties, elke fractie, krijgt de mogelijkheid om via e-mail aan alle raadsleden te repliceren op het antwoord van het bestuur gedurende een bepaald tijdslot;
nadien moet elk raadslid zijn stem kunnen uitbrengen via e-mail gedurende een bepaald tijdslot. Het raadslid kan in één enkele e-mail zijn stem voor alle punten uitbrengen. De gemeente kan zelf bepalen welk stemsysteem zij gebruiken (bijv. de digitale notuleersystemen of digitale stemsystemen die zij nu al gebruiken);
de voorzitter van de gemeenteraad deelt na de stemming, het resultaat van de stemming per e-mail mee aan alle raadsleden.

De wijze waarop deze vergadering via e-mail praktisch wordt georganiseerd, ligt in handen van de gemeente. De lokale besturen zijn autonoom om dit nader te regelen, zolang aan bovenstaande voorwaarden is voldaan. Indien een vergadering over meerdere dagen wordt gespreid, dient de zitting steeds te worden geschorst door de voorzitter van de gemeenteraad. De volgende dag dient de zitting dan opnieuw te worden geopend. Dit stramien geldt zolang de gemeenteraad niet is afgehandeld. Het verdient de voorkeur om een gemeenteraad indien dit mogelijk is op 1 avond te openen en te sluiten of alleszins, indien een vergadering over meerdere dagen wordt gespreid, het aantal dagen te beperken. Bij elke e-mail die een raadslid verstuurt tijdens de zitting moet de algemeen directeur in CC staan. De algemeen directeur staat in voor de notulen van de vergadering.

Indien een geheime stemming noodzakelijk is, kan het bestuur gebruik maken van verschillende digitale tools (zie eerder bij punt 2). De geheime stemming kan ook verlopen via de algemeen directeur. De raadsleden brengen via een afzonderlijke e-mail aan de algemeen directeur hun stem uit. Van de algemeen directeur mag worden verwacht het geheim van de stemming te bewaren.

U vindt over het vergaderen via e-mail een voorbeeld terug in de opsomming van goede praktijken.

4. Agenda gemeenteraad en vergaderingen andere bestuursorganen

5. Specifieke richtlijnen vergadering bijzonder comité sociale dienst

Omwille van de bescherming van de vertrouwelijke gegevens die inherent zijn aan de dossiers die op de agenda van het BCSD staan, dringt een specifieke regeling zich op voor vergaderingen van dit orgaan in de gegeven uitzonderlijke omstandigheden van de maatregelen tegen de verspreiding van het coronavirus COVID-19.

Optie 1: fysiek vergaderen

Als de richtlijnen inzake hygiëne en social distancing kunnen gewaarborgd worden, kan het BCSD nog fysiek vergaderen (zie punt 1). Het hoorrecht van de cliënt kan in die situatie ook georganiseerd worden met inachtneming van dezelfde richtlijnen.

Optie 2: virtueel vergaderen

Kan fysiek vergaderen niet in deze omstandigheden, dan kan het BCSD virtueel vergaderen via videoconferentie of een veilige digitale toepassing. Vergaderen via e-mail is omwille van de vertrouwelijkheid van de gegevens niet mogelijk voor het BCSD.

Voor de op de agenda ingeschreven zaken worden voor elk agendapunt de sociale verslagen vanaf de verzending van de oproeping ter beschikking gehouden van de voorzitter en de leden van het BCSD. Zij kunnen de dossiers raadplegen op het OCMW mits inachtneming van de richtlijnen inzake hygiëne en social distancing of via een veilig digitaal systeem (bijvoorbeeld het beveiligd intranet). Bij systemen voor het houden van een videoconferentie moet aan de cliënt de mogelijkheid worden geboden om online (bijvoorbeeld in de lokalen van het OCMW) gehoord te worden. Een andere mogelijkheid bestaat erin dat de cliënt vooraf de mogelijkheid krijgt om bijvoorbeeld telefonisch aan de voorzitter (samen met de persoon die de vergaderingen van het BCSD opvolgt) verhaal te doen, waarvan dan relaas wordt gedaan aan de leden van het BCSD. Dit wordt dan genotuleerd in het sociaal dossier.

Indien het OCMW over een veilig digitaal systeem beschikt dat alle documenten op een veilige manier ter beschikking stelt van de leden van het BCSD, is het in bepaalde gevallen mogelijk om via dit systeem te vergaderen. Dit is het geval wanneer de digitale toepassing toelaat opmerkingen en vragen te noteren en te beantwoorden. In het systeem kan de voorzitter van het BCSD op schriftelijke wijze verslag doen van het verhaal van de cliënt. Via die digitale toepassing kan dan ook worden gestemd.

Geen fysieke of digitale zittingen mogelijk

Als fysiek bijeenkomen niet mogelijk is met inachtneming van de richtlijnen van hygiëne en social distancing en als het BCSD niet de mogelijkheden bezit om in de gegeven omstandigheden via videoconferentie of via het digitaal systeem te vergaderen, dan is het aangewezen dat de burgemeester op grond van artikel 134, §1 en artikel 135, §2 van de Nieuwe Gemeentewet een gemotiveerd besluit neemt dat er geen zittingen van het BCSD kunnen plaatsvinden (hieronder verstaan geen fysieke, noch digitale zittingen).

In dat geval beslist de voorzitter van het BCSD conform artikel 114 over dringende hulpverlening, binnen de perken van het huishoudelijk reglement. Desgevallend kan het BCSD voorafgaandelijk aan het burgemeestersbesluit het kader voor dringende steun zoals uitgewerkt in het huishoudelijk reglement aanpassen zonder evenwel afbreuk te doen aan het bepaalde in artikel 114. Hiertoe kan het BCSD fysiek bijeenkomen – indien mogelijk – of virtueel of zelfs per email aangezien er voor dit (enig) agendapunt geen vertrouwelijke gegevens zijn die moeten beschermd worden. Het BCSD kan na de federale fase van het crisisbeheer het huishoudelijk reglement opnieuw aanpassen naar de situatie van voor de aanpassingen.

De beslissingen die de voorzitter van het BCSD met toepassing van artikel 114 van het DLB neemt worden ter bekrachtiging voorgelegd op de eerstvolgende vergadering van het BCSD.

6. Burgemeestersbesluit op grond artikel 134, §1 en artikel 135, §2 Nieuwe Gemeentewet

In uitzonderlijke, hoogdringende omstandigheden, zoals de Coronacrisis, kan de burgemeester omwille van de openbare gezondheid politieverordeningen nemen in plaats van de gemeenteraad (artikel 134, §1 en 135, §2 Nieuwe Gemeentewet). Deze verordening vervalt wanneer die niet op de eerstvolgende vergadering van de gemeenteraad wordt bekrachtigd.

Het is aan te raden dat in alle gevallen waarin wordt afgeweken van de normale wijze van vergaderen van de gemeenteraad een burgemeestersbesluit aan te nemen. De burgemeester dient een besluit te nemen indien de vergadering, zowel de fysieke als de digitale vergadering, in besloten zitting of met beperkte toegang doorgaat.

Het burgemeestersbesluit waarin de besloten zitting is vastgelegd, is genomen om de veiligheid en gezondheid van de raadsleden, de personeelsleden van het lokaal bestuur en de bevolking te garanderen. De besloten zitting is dus niet gebaseerd op artikel 28 van het decreet over het lokaal bestuur (vergadering in besloten zitting omwille van aangelegenheden die de persoonlijke levenssfeer raken of omdat twee derde van de aanwezige leden op gemotiveerde wijze heeft besloten tot behandeling in besloten zitting).

Indien de vergaderingen van lokale bestuursorganen niet fysiek doorgaan, dient de keuze voor een digitale of virtuele vergadering vastgelegd te worden in een burgemeestersbesluit. De burgemeester kan de besluiten per bestuursorgaan nemen (bijv. specifiek besluit voor de gemeenteraad op datum X) of voor alle vergaderingen van alle lokale bestuursorganen (o.a. gemeenteraad, OCMW-raad, college van burgemeester en schepenen, vast bureau en BCSD) de wijze van vergaderen regelen in één burgemeestersbesluit dat geldt gedurende de Coronacrisis. De burgemeester legt in het besluit de modaliteiten vast op welke wijze het bestuursorgaan vergadert. De burgemeestersbesluiten moeten in overeenstemming zijn en blijven met de richtlijnen die gelden om de gevolgen en verspreiding van het coronavirus COVID 19 te beperken.

Snel naar

In de kijker