Print

Veilige online (vergader)tools kiezen

Wees voorzichtig als je digitale platformen gebruikt om online te vergaderen. Niet elk platform neemt het zo nauw met de (informatie)veiligheid en je privacy.

Een overzicht.

Algemene regels informatieveiligheid

Hiervoor verwijzen we in eerste instantie naar de algemene richtlijnen die gelden voor informatieveiligheid.

De DPO (data protection officer) van het lokaal bestuur helpt om een risico-analyse te maken alvorens een tool te kiezen door bijvoorbeeld na te gaan of de algemene voorwaarden van de tool de nodige garanties biedt. Daarnaast is het opvolgen van berichten in de media over de betrouwbaarheid van bepaalde tools zeker zinvol.

Op de website van VVSG kan je een specifieke pagina terugvinden met dezelfde richtlijn. Daarnaast vind je er andere tips en mogelijke tools. Ook op de website van de Vlaamse ICT Organisatie staat interessante informatie,  waaronder webinars over Beveiliging bij thuiswerk en Online vergaderen en stemmen (via Teams). Oplossingen voor allerlei uitdagingen bij het inzetten van digitale technologie in deze tijden, vind je verder ook via Vlaanderen Helemaal Digitaal. Je kan er ook je eigen problemen en uitdagingen kwijt.

Tools

Er zijn heel wat tools beschikbaar. Hieronder geven we een lijst van tools die we tegen komen.

Let wel! We lichten de tools niet systematisch door. We delen wel de informatie die binnen de Vlaamse overheid beschikbaar is, ter ondersteuning van de risico-analyse en keuze die besturen moeten maken.

Cisco Webex MeetingsEr zijn Vlaamse entiteiten die dit gebruiken
Google Hangouts MeetEr zijn Vlaamse entiteiten die dit gebruiken
JitsiGeen specifieke informatie beschikbaar
join.meGeen specifieke informatie beschikbaar
LivestormGeen specifieke informatie beschikbaar
Microsoft TeamsDe licentieversie is een standaardtool binnen het Agentschap Binnenlands Bestuur en de Vlaamse overheid en beschouwen we als veilig
SamepageGeen specifieke informatie beschikbaar
Skype voor BedrijvenDe betalende versie is een standaardtool binnen ABB en de Vlaamse overheid en beschouwen we als veilig. 
(opgelet: is uitdovend –Microsoft vervangt dit door Teams)
WhatsAppGeen specifieke informatie beschikbaar
WherebyGeen specifieke informatie beschikbaar
Workplace by FacebookGeen specifieke informatie beschikbaar
Zoho MeetingGeen specifieke informatie beschikbaar
Zoho ShowTimeGeen specifieke informatie beschikbaar
Zoom Meetings & Chathttps://overheid.vlaanderen.be/nieuws/opgelet-met-het-gebruik-van-zoomus
  

Tips voor veilige implementatie

Hoe gebruik je het gekozen online platform als je zeker weet dat het voldoet aan de veiligheidsrichtlijnen? We sommen enkele tips op zodat je op een veilige manier met de tool aan de slag kan.

  • Wees voorzichtig met het delen van publieke linken naar de videoconference (geen mails forwarden met de link naar derden).
  • Zorg ervoor dat je een sterk wachtwoord gebruikt bij de aanmaak van jouw account (mengeling van alfanumerieke en niet alfanumerieke tekens).
  • Zet MFA (multi-factor authenticatie) aan op jouw account als het mogelijk is.
  • Zorg ervoor dat er enkel geregistreerde gebruikers deelnemen aan de conference call.
  • Als organisator van een meeting zorg je ervoor dat enkel jij schermen kan delen.
  • Deel geen gevoelige documenten op gratis platformen.
  • Zorg ervoor dat je toestel up-to-date is (de meeste recente updates van het Operating System zeker installeren).
  • Zorg ervoor dat je de meest recente versie van de tool gebruikt.
  • Deel niet te veel persoonlijke informatie bij het aanmaken van een profiel op een gratis platform.
  • Kies altijd voor een applicatie met end-to-end encryptie.