Print

COVID-19: Vergaderen via e-mail van gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn (update 25 maart)

Publicatiedatum
woensdag 25 maart 2020

Veel lokale besturen stellen de vraag of het in deze uitzonderlijke omstandigheden mogelijk is om via e-mail te vergaderen. Om te kunnen spreken van een gemeenteraad of raad voor maatschappelijk welzijn zijn een aantal elementen belangrijk. De voorzitter van de gemeenteraad opent en sluit de vergadering en er is een tegensprekelijk debat.

De uitzonderlijke omstandigheden ten gevolge van het Coronavirus vragen om een pragmatische aanpak. Onder strikte voorwaarden is het mogelijk om een vergadering van de gemeenteraad of de raad voor maatschappelijk welzijn via e-mail te organiseren. Er moet minstens aan volgende voorwaarden voldaan zijn:

  • de burgemeester neemt op grond van artikel 134, §1 en artikel 135, §2 van de Nieuwe Gemeentewet een gemotiveerd besluit dat een gemeenteraad achter gesloten deuren moet plaatsvinden;
  • het lokaal bestuur bezit niet de mogelijkheden om via videoconferentie te vergaderen;
  • de burgemeester neemt in zijn gemotiveerd besluit het voorstel op om via e-mail tevergaderen. De burgemeester bezorgt het voorstel aan de voorzitter van de raad;
  • de meerderheid van de raadsleden gaat akkoord met het vergaderen via e-mail. De raadsleden geven via e-mail aan de voorzitter van de gemeenteraad aan of zij akkoord zijn met deze werkwijze;
  • het vergaderen via e-mail is enkel mogelijk tijdens de federale fase van het crisisbeheer;
  • het vergaderen via e-mail is mogelijk voor alle punten die nodig zijn om de dagelijkse werking te garanderen. De punten moeten niet beperkt zijn tot de strikt noodzakelijke punten. Punten kunnen conform artikel 21 van het DLB nog worden toegevoegd aan de agenda van de gemeenteraad. De gemeenteraad is meester van de agenda en kan beslissen om punten uit te stellen naar een volgende zitting;
  • het vergaderen via e-mail dient te gebeuren met e-mailadressen die door de gemeente aan de raadsleden ter beschikking zijn gesteld of die door de gemeente gekend zijn als de gebruikelijke e-mailadressen van de raadsleden;
  • de voorzitter van de gemeenteraad opent via e-mail aan alle raadsleden de vergadering;
  • elk raadslid, desgevallend indien hierover een afspraak werd gemaakt tussen de fracties, elke fractie, moet zijn opmerkingen kunnen uitbrengen via e-mail aan alle raadsleden gedurende een bepaald tijdslot;
  • elke opmerking moet door de voorzitter van de raad of het college van burgemeester en schepenen / het vast bureau beantwoord worden via e-mail aan alle raadsleden gedurende een bepaald tijdslot;
  • elk raadslid, desgevallend indien hierover een afspraak werd gemaakt tussen de fracties, elke fractie, krijgt de mogelijkheid om via e-mail aan alle raadsleden te repliceren op het antwoord van het bestuur gedurende een bepaald tijdslot;
  • nadien moet elk raadslid zijn stem kunnen uitbrengen via e-mail gedurende een bepaald tijdslot. Het raadslid kan in één enkele e-mail zijn stem voor alle punten uitbrengen. De gemeente kan zelf bepalen welk stemsysteem zij gebruiken (bijv. de digitale notuleersystemen of digitale kiessystemen die zij nu al gebruiken);
  • de voorzitter van de gemeenteraad deelt na de stemming, het resultaat van de stemming per e-mail mee aan alle raadsleden.

De wijze waarop deze vergadering via e-mail praktisch wordt georganiseerd, ligt in handen van de gemeente. De lokale besturen zijn autonoom om dit nader te regelen, zolang aan bovenstaande voorwaarden is voldaan. Indien een vergadering over meerdere dagen wordt gespreid, dient de zitting steeds te worden geschorst door de voorzitter van de gemeenteraad. De volgende dag dient de zitting dan opnieuw te worden geopend. Dit stramien geldt zolang de gemeenteraad niet is afgehandeld. Het verdient de voorkeur om een gemeenteraad indien dit mogelijk is op 1 avond te openen en te sluiten of alleszins, indien een vergadering over meerdere dagen wordt gespreid, het aantal dagen te beperken.

Indien een geheime stemming noodzakelijk is, kan het bestuur gebruik maken van verschillende digitale tools. De mogelijkheid van dergelijke tools is in eerdere communicatie al meegegeven. De geheime stemming kan ook verlopen via de algemeen directeur. De raadsleden brengen via een afzonderlijke e-mail aan de algemeen directeur hun stem uit. Van de algemeen directeur mag worden verwacht het geheim van de stemming te bewaren.

Bij elke e-mail die een raadslid verstuurt tijdens de zitting moet de algemeen directeur in CC staan. De algemeen directeur staat in voor de notulen van de vergadering.