Print

COVID-19: Bestuursorganen van lokale geloofsgemeenschappen (update 15/6)

Publicatiedatum
maandag 15 juni 2020

Kunnen vergaderingen van de bestuursorganen van de lokale geloofsgemeenschappen plaatsvinden tijdens de coronacrisis? En zo ja, hoe? Hieronder vind je het antwoord op een aantal vragen. Bijkomende vragen kan je altijd stellen via het contactformulier.

Zijn fysieke vergadering van de bestuursorganen mogelijk?

Fysieke vergaderingen zijn mogelijk onder voorwaarde dat deze de veiligheid garanderen van de bestuursleden. De maatregelen van social distancing moeten maximaal gerespecteerd worden. Dit betekent een minimale afstand van 1,5 meter tussen de bestuursleden. In situaties waarin dit niet gegarandeerd kan worden, moeten andere maatregelen getroffen worden (het dragen van een mondmasker, het zoeken van een grotere vergaderruimte…). De hygiënemaatregelen moeten steeds gerespecteerd worden. Er wordt ook aangeraden de vergaderruimte te verluchten tijdens de vergadering.

Is digitaal vergaderen nog toegestaan?

Digitaal vergaderen blijft toegestaan. Een vergadering kan je tijdens de federale fase via videoconferentie organiseren of via e-mail.

Kunnen alle punten geagendeerd worden?

De dagelijkse werking van lokale besturen moet gegarandeerd worden. Daaronder valt ook de werking van de bestuursorganen van de erediensten. Het is onder de huidige omstandigheden duidelijk dat we niet onmiddellijk terugkeren naar de situatie van voor de uitbraak van het coronavirus COVID-19. De bestuursorganen van de besturen van de eredienst moeten evenwel hun taken en verantwoordelijkheden kunnen opnemen. Dit betekent dat alle punten op de agenda van de bestuursorganen kunnen worden geplaatst, de vergaderingen zijn bijgevolg niet beperkt tot enkel de hoogdringende punten die geen uitstel verdragen.

Wat houdt virtueel vergaderen in?

Het COVID-19 virus en de strijd tegen de verspreiding ervan, rechtvaardigen ook virtuele vormen van vergaderen. Het is vooral belangrijk dat de leden van de vergadering deontologisch omgaan met die mogelijkheid om de beslotenheid van de vergadering te garanderen en de democratische principes maximaal te respecteren (bijvoorbeeld een tegensprekelijk debat).

De beschikbare digitale tools voor videoconferenties en online vergaderen maken dat mogelijk.

Er bestaan verschillende vormen van virtueel vergaderen. Besturen die beschikken over videoconferentiesystemen kunnen dat uiteraard gebruiken. Skype biedt ook een mogelijkheid.

Voor geheime stemming kunnen allerlei online enquêtediensten zoals Doodle en SurveyMonkey soelaas bieden (stemgerechtigde leden kunnen een dummy-naam gebruiken).

Deze uitzonderlijke omstandigheden rechtvaardigen heel veel varianten van vergaderen zolang je de democratische principes in acht neemt en de regels van de deontologie respecteert.

Wat houdt vergaderen via e-mail in?

Onder strikte voorwaarden kan je een vergadering van het bestuursorgaan van de lokale geloofsgemeenschap via e-mail organiseren. Je moet minstens aan deze voorwaarden voldoen:

  • Het bestuursorgaan bezit niet de mogelijkheden om via videoconferentie te vergaderen;
  • De voorzitter stelt voor aan de andere leden van het bestuursorgaan om via e-mail te vergaderen, de meerderheid van de leden gaat akkoord met het vergaderen via e-mail. De leden geven via e-mail aan de voorzitter aan of zij akkoord zijn met die werkwijze.
  • Het vergaderen via e-mail is enkel mogelijk tijdens de federale fase van het crisisbeheer.
  • Het vergaderen via e-mail is enkel mogelijk voor de strikt noodzakelijke punten. Punten kunnen conform artikel 18, 69, 98, 134, 170, 2016 en 249 van het Eredienstendecreet nog worden toegevoegd aan de agenda. Het bestuursorgaan is meester van de agenda en kan beslissen om punten uit te stellen naar een volgende vergadering.
  • De voorzitter van het bestuursorgaan opent via een e-mail aan alle leden de vergadering.
  • Elk lid moet zijn opmerkingen kunnen uitbrengen via e-mail aan alle leden gedurende een bepaald tijdslot.
  • Elke opmerking moet door de voorzitter beantwoord worden via e-mail aan alle leden gedurende een bepaald tijdslot.
  • Elk lid krijgt de mogelijkheid om via e-mail aan alle leden te repliceren op het antwoord van de voorzitter gedurende een bepaald tijdslot.
  • Nadien moet elk lid zijn stem kunnen uitbrengen via e-mail gedurende een bepaald tijdslot. Het lid kan in één enkele e-mail zijn stem voor alle punten uitbrengen. Het bestuur kan zelf bepalen welk stemsysteem zij gebruiken.
  • De voorzitter deelt na de stemming het resultaat van de stemming per e-mail mee aan alle leden.

Het bestuursorgaan bepaalt hoe je die vergadering via e-mail praktisch organiseert. De bestuursorganen van de lokale geloofsgemeenschappen zijn autonoom om dat te regelen, zolang ze voldoen aan de bovenstaande voorwaarden. De voorzitter moet een vergadering schorsen als die over meerdere dagen gespreid wordt. De volgende dag moet hij de vergadering opnieuw openen. Dat stramien geldt zolang de vergadering niet is afgehandeld. ABB raad je aan om een vergadering (als dat mogelijk is) op 1 avond te openen en te sluiten. Beperkt zeker het aantal dagen als je een vergadering over meerdere dagen spreidt.

Het bestuur kan verschillende digitale tools gebruiken (zie voorgaande vraag) als een geheime stemming noodzakelijk is.

Bij elke e-mail die een lid verstuurt tijdens de vergadering moet de secretaris in CC staan. De secretaris staat in voor de notulen van de vergadering.

Kan de vergadering van het bestuursorgaan van het bestuur van de eredienst uitgesteld worden?

Je kan de vergadering uitstellen als je geen dringende beslissingen moet nemen. De decretale bepaling dat vier vergaderingen per jaar gehouden moeten worden, blijft van kracht.

Kan de vergadering op een andere plaats dan gewoonlijk plaatsvinden?

Het eredienstendecreet bepaalt nergens waar de vergaderingen moeten plaatsvinden. Het is vooral belangrijk dat je op de plaats waar je vergadert, voldoende afstand kan garanderen tussen de leden onderling.

OPGELET: de verkiezingen die moesten plaatsvinden in april/mei worden voor onbepaalde tijd uitgesteld tot de coronapandemie formeel over is (zie brief van 18 maart 2020).

Het Agentschap Binnenlands Bestuur roept op om de federale richtlijnen en de politiebesluiten van de gouverneurs over het Coronavirus COVID-19 en de impact daarvan op allerlei bijeenkomsten, altijd in acht te nemen. Meer informatie hierover vind je terug op info-coronavirus.be.