Print

LBLOD: projectverloop

Onderzoekstraject

In het onderzoekstraject onderzocht ABB of de ‘Gelinkte (Open) data’- methode bruikbaar was om de informatiebehoeften in te vullen en of ze die informatie uit het notulenbeheerproces van een lokaal bestuur rechtstreeks kon ontsluiten voor hergebruik.

Begin juni 2016 toonde een Proof of Concept op kleine schaal hoe we de gegevens uit lokale besluiten konden hergebruiken op de website van een fictieve gemeente. De test leidde tot automatische gegevensaanpassingen op de gemeentewebsite. ABB testte ook uit hoe de methodiek van Gelinkte (Open) Data de opmaak van besluiten kon ondesteunen, want voor veel lokale besturen bleek dat een groot pijnpunt.

We leerden dat:

  • de lokale besturen allemaal dezelfde noden ervaren. Hoewel processen kunnen verschillen, willen ze hun besluiten efficiënter kunnen opmaken en publiceren;
  • de techniek van gelinkte data een oplossing biedt om informatie te hergebruiken en uit te wisselen;
  • een publicatiestandaard van lokale besluiten een noodzakelijke voorwaarde is om besluiten te kunnen uitwisselen.

Onze conclusie: Het project is haalbaar en biedt voordelen voor alle partijen!  

Rapport 1: eerste verkennende analyse bij lokale besturen

In dit rapport staan de bevindingen van de eerste verkennende analyse bij 20 lokale besturen. Daarbij polste ABB naar hun proces van notuleren, het daarbij gebruikte notuleringspakket en de verschillende thema's van de lokale besluiten.

Rapport 2: gedetailleerde analyse bij lokale besturen

Dit rapport vat de bevindingen samen van de tweede verkennende fase. In die fase peilde ABB naar de bestaande lokale processen van notulen/besluitenbeheer, hun sterktes en knelpunten. Het doel was nadien richtlijnen te kunnen formuleren.  ABB en iMinds voerden een bestuurskundig implementatieonderzoek uit bij 14 Vlaamse gemeenten.  Daarin onderzochten ze het aanmaakproces van een lokaal besluit, de gehanteerde software, de mate van interne en externe publicatie alsook het beheer van het proces.

Proof of concept

De Proof of Concept op kleine schaal toonde hoe een lokaal bestuur gegevens uit lokale besluiten gelinkt kan publiceren, hergebruiken en automatisch kan laten aanpassen op de eigen website. ABB testte ook hoe de methodiek van Gelinkte (Open) Data het uniform opmaken van besluiten kon ondersteunen, want dat bleek een groot pijnpunt bij veel lokale besturen.

De Proof of Concept bevatte een beperkte set gelinkte besluiten van een drietal fictieve gemeenten. Om de doorzoekbaarheid van gelinkte besluiten te simuleren, bouwden we een zoekpagina die het toeliet om eenvoudige zoekopdrachten uit te voeren op de dataset.

Notuleringspakketten

Kaart en spreadsheet van de door alle 308 lokale besturen gebruikte notuleringspakketten zoals bij de bevraging in 2015. Bij de verdere selectie van lokale besturen voor een diepteonderzoek naar de ​besluitvormingsprocessen en het gebruik van de notuleringspakketten, zorgde ABB voor een evenwichtige spreiding op basis van geografie, notuleringspakket en grootte van de gemeente.

Vervolgtraject

Op 25 november 2016 ging het vervolgtraject van het project LBLOD officieel van start met een kick off. Vanaf januari 2017 tekende ABB samen met verschillende belanghebbenden drie samenhangende analysetrajecten uit over het proces van opmaken van besluiten, het gemeenschappelijk begrippenkader voor de publicatie van lokale besluiten en de nodige architectuur. De deelnemers waren ambtenaren uit lokale besturen of uit andere overheidsinstellingen en leveranciers van notuleringspakketten.

Procesworkshops (Mandaten en Generiek)

In de workshops doorliepen we twee stappen.

  • We bekeken wat er nodig was in de lokale besturen om lokale besluiten gelinkt te kunnen publiceren? Hoe konden we dat werkbaar maken?
  • We startten met het proces ‘opmaken van besluiten voor mandaten’ en brachten daarna het generieke proces ‘opmaak van besluiten’ in kaart op basis van verschillende besluiten.

We organiseerden twee workshops over de generieke besluitvorming en twee over de besluitvorming voor Mandaten. De laatste workshop was een gezamenlijke workshop. De verslagen van de workshops vind je hieronder:

Generiek

Mandaten

Gezamelijke workshop

Deze workshops resulteerden in:

Workshops Semantiek 

We keken in deze reeks naar de terminologie rond besluitvorming. Aan bod kwamen:

  • een gemeenschappelijk begrippenkader dat noodzakelijk is om informatie uit de besluitvorming via toepassingen te kunnen uitwisselen;
  • een semantisch datamodel voor besluiten en mandaten.

Dit resulteerde in:

Publieke review

Op 12 oktober 2017 startte de publieke review periode waarin lokale besturen en andere belanghebbenden feedback konden geven op het begrippenkader en de bijhorende datamodellen. Die publieke reviewperiode liep tot eind maart 2018.

Hoe de datamodellen tot stand kwamen en waarom we bepaalde keuzes maakten, kan je lezen in de documenten:

Webinar

ABB lichtte het datamodel Besluit en het datamodel Mandaat toe in een webinar. Op 25 mei 2018 hielden we een afsluitende webinar waarin we de vragen uit de publieke review behandelden. Wil je meer weten over die datamodellen of ben je benieuwd naar de vragen die de belanghebbenden stelden, dan kan je de webinar herbekijken. Je vindt de opnames hieronder.