Hoe kan het ‘verplicht overleg’ tijdens de periode van lopende zaken concreet vorm gegeven worden?

Er zijn geen vormvereisten vastgelegd in het Decreet Vrijwillige Samenvoeging van Gemeenten over hoe de overlegprocedure eruit moet zien. Dit behoort dus tot de lokale autonomie.

Indien de samen te voegen gemeenten ervoor hebben gekozen om voorafgaand aan de samenvoeging een stuurgroep op te richten, die belast is met de aansturing van het fusietraject en die is samengesteld minstens uit de coördinator-secretaris en één of meerdere gemandateerde afgevaardigden vanuit het college van burgemeester en schepenen van elk betrokken bestuur, dan kan een agendering op en goedkeuring van deze stuurgroep volstaan om te voldoen aan het verplichte voorafgaand overleg, op voorwaarde dat de verslaggeving van de stuurgroep wordt bezorgd aan alle leden van de betrokken gemeenteraden zodat de gemeenteraadsleden in staat zijn hun controlefunctie uit te oefenen.

Indien de verslagen niet aan de gemeenteraadsleden worden bezorgd, dan moeten de besturen via een andere manier de gemeenteraden betrekken bij de overlegprocedure, bijvoorbeeld via volgende manieren:

  • De stuurgroep informeert de gemeenteraden (via een aparte rapportering) over de punten die op de stuurgroep kwamen in uitvoering van de overlegprocedure;
  • De gemeenteraden geven een duidelijk en expliciet algemeen mandaat aan de politieke vertegenwoordigers in de stuurgroep om in de stuurgroep te overleggen over alle zaken die de lopende zaken overstijgen;
  • De gemeenteraden geven per geval een specifiek mandaat aan de politieke vertegenwoordigers in de stuurgroep om te overleggen over de zaak in kwestie.