Kunnen de besturen een vergoeding voor telewerk invoeren?

Uitgebreide vraag

Telewerk geeft in normale omstandigheden de mogelijkheid om een premie van 126€ uit te betalen, die fiscaal geregeld is.

Nu zitten vele besturen in occasioneel telewerk en vragen personeelsleden of zij ook recht hebben op deze premie.

Is de Vlaamse Regering bezig met dit onderwerp of alternatief of moet dat lokaal worden geregeld?

Antwoord

De besturen zijn niet verplicht om een vergoeding voor telewerken in te voeren. Als ze dat wel doen, moet dat binnen de hiernavolgende grenzen. 

Vanuit het besluit rechtspositieregeling is het mogelijk om kosten terug te betalen: effectief gemaakte, bewezen en noodzakelijke kosten bij de uitoefening van de functie worden terugbetaald (artikel 132 BVR RPR van 7 december 2007). 

Normaal gezien wordt niet met forfaits gewerkt, tenzij men kan aantonen dat de werkelijke kost op langere termijn het forfait benadert. Dat is dan een vorm van administratieve vereenvoudiging. De exacte kostprijs van het thuiswerken is echter heel moeilijk in te schatten. En daarom lijkt het aangewezen om in deze crisissituatie met de gewogen forfaits van de fiscus en de RSZ te werken. Forfaits zoals vastgesteld door de RSZ en de fiscus zijn toegelaten vanuit die respectieve federale overheidsdiensten. Dat is niet de bevoegdheid van het Agentschap Binnenlands Bestuur. Dat wil ook zeggen dat als de besturen meer zouden toekennen dan de forfaits toegelaten door de RSZ en de fiscus, dat surplus zowel door de fiscus als de RSZ als salaris zal worden beschouwd. Die forfaits mogen dus niet overschreden worden. 

Forfaits vanuit de RSZ:

Zie: richtlijnen RSZ  

Werkgevers kunnen twee onkostenforfaits uitbetalen: 

  • 20 euro per maand voor het gebruik van het privé-internet 
  • 20 euro per maand voor het gebruik van de eigen computer (dus enkel als de PC niet ter beschikking wordt gesteld door de werkgever) OF van maximum 10,00 EUR/maand voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm, printer/scanner zonder privécomputer (5,00 EUR/maand per item gedurende maximaal 3 jaar). 

Daar bovenop kan er ook nog een vergoeding voor telewerk worden uitbetaald. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen occasioneel en structureel telewerk. Occasioneel telewerk is telewerk dat niet op regelmatige basis wordt uitgevoerd en is enkel mogelijk in gevallen van overmacht of in geval van zogenaamde persoonlijke redenen, terwijl structureel telewerk op regelmatige basis wordt uitgevoerd (vb. op vaste dagen). 

Wat occasioneel telewerk betreft, kan de telewerker een bedrag krijgen dat gelijk is aan 10% van het loon dat de werknemer ontvangt voor de dagen dat hij of zij thuiswerkt. Een voorbeeld maakt dit duidelijk: een werknemer verdient 2.500 euro en mag 1 dag per week thuiswerken. De thuiswerkvergoeding bedraagt dan: 10% x 2.500 x 4/20 = 50 euro per maand. 

Voor structureel telewerk aanvaardt de RSZ echter een vergoeding van 126,94 euro per maand. Deze werknemers zijn immers verplicht om thuis een plaats in te richten waar zij kunnen werken en maken daarvoor ook extra kosten (verwarming, elektriciteit, klein bureaugereedschap,…). 

De hierboven vermelde “bureauvergoeding” van 129,48 EUR per maand kan vanaf 1 april 2020 vrij van sociale zekerheidsbijdragen toegekend worden aan alle werknemers die van thuis uit werken, dus ook aan werknemers die vóór de Covid-19 maatregelen niet van thuis uit werkten, en dus ook zonder dat de werkgever en werknemer een formele telewerkovereenkomst hebben afgesloten. 

Als de werknemer andere kosten moet maken (gebruik eigen telefoon, aankoop van een scherm of een scanner, …) mag de werkgever die ook terugbetalen. Daarvoor geldt er geen algemeen forfait, dus de terugbetaling moet gebaseerd zijn op de werkelijk gemaakte kosten. 

Werkgevers die voorafgaand aan de Covid-19 maatregelen de kosten van hun telewerkers terugbetaalden op basis van de 10 % van het brutoloon van de thuisprestaties kunnen deze vergoeding verder betalen volgens hetzelfde principe voor het in de telewerkovereenkomst voorziene pro rata (bijvoorbeeld 10 % op 2/5de van het maandloon als in de overeenkomst 2 dagen telewerk was voorzien). Een vergoeding van 10 % van het volledige brutoloon kan echter niet aanvaard worden. De werknemers die tijdelijk in de kader van de Covid-19 maatregelen volledig van thuis uit werken bevinden zich immers niet in een situatie van thuisarbeid zoals voorzien in Titel VI de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten, en evenmin in een situatie van telewerk in de eigenlijke zin van het woord. 

Een vergoeding van 126,94 EUR mag alleszins wel uitgekeerd worden in de plaats van de 10 % van het pro rata van het maandloon, als dit laatste lager zou zijn. 

Richtlijnen van de fiscus:

IIngevolge de circulaire 2021/C/20 van 26.02.2021 over tussenkomsten van de werkgever voor thuiswerk wordt vanaf 1.03.2021 toegestaan dat een werkgever een forfaitaire thuiswerkvergoeding van maximaal 129,48 euro per maand toekent indien er effectief regelmatig en structureel aan thuiswerk wordt gedaan door de werknemers, nl. minstens 5 werkdagen per maand. Er zal ook rekening worden gehouden met de principes van deze circulaire voor de situaties van thuiswerk die zich hebben voorgedaan vanaf 01.01.2020. 

Tijdens de maanden april, mei en juni van het jaar 2021 kan de thuiswerkvergoeding uitzonderlijk worden opgetrokken tot 144,31 euro per maand.