Hoe kunnen lokale en provinciale besturen omgaan met de impact van het coronavirus op de werkvloer?

Uitgebreide vraag

Hoe kunnen lokale en provinciale besturen voor hun eigen personeel omgaan met het coronavirus (COVID-19) en wat is de impact ervan op de werkvloer? Update 29 november 2021

Antwoord

De coronasituatie blijft aanhouden en noopt lokale besturen flexibel om te gaan met de werkorganisatie.

Dat houdt het volgende in:

  • Het Federale Overlegcomité van 17 november 2021 verplicht opnieuw telethuiswerk, voor alle ondernemingen, verenigingen en diensten, met inbegrip van de openbare besturen, dus ook de lokale en provinciale besturen. Deze verplichting geldt voor alle personeelsleden, tenzij tele(thuis)werk onmogelijk is vanwege de aard van de functie of de continuïteit van de bedrijfsvoering, de activiteiten of de dienstverlening. Tot 12 december is de norm 4 dagen telethuiswerk per week, vanaf 13 december 3 dagen per week. De maatregel geldt alvast tot 28 januari 2022.
  • Net als de ondernemingen, verenigingen en diensten moeten de lokale en provinciale besturen maandelijks via een elektronisch register dat ter beschikking gesteld wordt via het portaal van de sociale zekerheid, de volgende gegevens meedelen:

(1) het totaal aantal werknemers in het bedrijf, per vestigingseenheid en

(2) het aantal werknemers die er een niet-telewerkbare functie uitoefenen.

De werkgevers registreren maandelijks, via het elektronische registratiesysteem dat door de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid ter beschikking wordt gesteld op de portaalsite van de sociale zekerheid, per vestigingseenheid het totale aantal personen dat er werkzaam is en het aantal personen dat een functie uitoefent die onmogelijk kan worden volbracht via telethuiswerk.

  • In een brief van 18 november 2021 vraagt de bevoegde Vlaamse minister Bart Somers de lokale besturen om vanaf 20 november 2021 maximaal telethuiswerk te organiseren voor hun personeelsleden. De personeelsleden kunnen enkel naar kantoor komen voor activiteiten die ze niet van thuis uit kunnen doen of voor een opleiding of vergadering waarvoor geen digitale alternatieven zijn. Fysieke teamactiviteiten en personeelsevenementen moeten dezelfde maatregelen volgen die van toepassing zijn op de activiteitssectoren die hiermee gepaard gaan (zoals bijvoorbeeld horeca, sport, enz). De besturen nemen tijdig passende preventiemaatregelen m.b.t. veiligheids- en gezondheidsvoorschriften van materiële, technische en/of organisatorische aard voor de personeelsleden die geen telethuiswerk kunnen verrichten.
  • Lokale besturen worden opgeroepen om te zoeken naar creatieve mogelijkheden om personeelsleden zinvolle taken te geven die op dit moment belangrijk zijn in het aanpakken van de crisis en via telethuiswerk kunnen worden uitgevoerd. Meer dan ooit zal personeel kunnen worden ingezet om burgers mee te ondersteunen waar dienstverlening in het gedrang komt.

Hieronder brengen we de diverse mogelijkheden in kaart waarover de lokale besturen beschikken bij de (tijdelijke) inzet van hun personeel tijdens de coronacrisis , met inachtneming van de wettelijke voorschriften en de eigen rechtspositieregeling/het eigen arbeidsreglement.

1) Telethuiswerk

Op 17 november 2021 besliste het Federaal Overlegcomité om vanaf 20 november 2021 telethuiswerk opnieuw te verplichten bij alle ondernemingen, verenigingen en diensten (ook in de openbare sector), voor alle personeelsleden, tenzij dit onmogelijk is vanwege de aard van de functie of de continuïteit van de bedrijfsvoering, de activiteiten of de dienstverlening. Er kan maximaal één terugkeerdag per week ingesteld worden tot 12 december 2021 en twee tot 28 januari 2022.

Volgens de onderrichtingen van de bevoegde Vlaamse minister Bart Somers van 18 november 2021 moeten de lokale en provinciale besturen maximaal telethuiswerk organiseren voor hun personeelsleden. De personeelsleden kunnen enkel naar kantoor komen voor activiteiten die ze niet van thuis uit kunnen doen of voor een opleiding of vergadering waarvoor geen digitale alternatieven zijn. Bij fysieke teamactiviteiten en personeelsevenementen met fysieke aanwezigheid moeten de maatregelen gevolgd worden die van toepassing zijn op de activiteitssectoren die hiermee gepaard gaan (zoals bijvoorbeeld horeca, sport, enz).

Voor activiteiten die niet thuis kunnen plaatsvinden moeten de veiligheid en de gezondheid van de personeelsleden maximaal gegarandeerd worden. Concreet gaat het om:

  • garanderen dat de regels van social distancing maximaal nageleefd worden, vooral het respecteren van een afstand van 1,5 m tussen elke persoon;
  • als de regels van social distancing niet gegarandeerd kunnen worden en wanneer men zich verplaatst op de werkplek, is er een mondmaskersplicht. Er moet voldoende aandacht zijn voor de luchtkwaliteit van alle arbeidsplaatsen (naleving welzijnscodex). Tijdens lunch- en pauzemomenten wordt de minimale afstand van 1,5m gerespecteerd en deze momenten worden maximaal gespreid in de tijd om contacten te vermijden. Hetzelfde geldt voor eventueel gemeenschappelijk vervoer, georganiseerd door de werkgever.

2) Maximaal inzetten van de beschikbare personeelscapaciteit

Het is heel waarschijnlijk dat binnen de organisatie of bij zusterorganisaties handen tekort zijn (zoals de publieke woonzorgcentra of ziekenhuizen), terwijl er op andere diensten minder (dringend) werk op de plank ligt door de coronacrisis. De lokale besturen kunnen als volgt inspelen op de opportuniteiten:

  • Om zo weinig mogelijk verschil te maken tussen werknemers als gevolg van hun statuut is het van belang dat hierover met de vakbonden een gesprek kan plaatsvinden waarbij de flexibiliteit die de coronacrisis vandaag vraagt van elke medewerker in de organisatie geen verschil mag geven als gevolg van het statuut.
  • Enerzijds betekent dat dat de verdere betaling van elk personeelslid kan aangehouden worden en mensen beschikbaar blijven, ook al zijn ze thuis op dat moment (cf. telethuiswerk is de norm).

Als het bestuur toch vanuit een juridisch standpunt de groep van medewerkers wil benaderen en niet vanuit een voluntaristische aanpak met het gezond verstand, dan zetten we hierna de juridische contouren op een rijtje om helderheid te verschaffen:

Andere taken bij dezelfde rechtspersoon

  • Het bestuur kan een statutair personeelslid altijd andere taken geven. De medewerker kan dat niet weigeren.
  • Contractanten kunnen ook andere taken toebedeeld krijgen:
    • wanneer dit voorzien is in hun arbeidsovereenkomst, of
    • wanneer het contractueel personeelslid hier mee akkoord gaat. Dat akkoord wordt in een addendum van de overeenkomst opgenomen.

(Andere) taken buiten de rechtspersoon: terbeschikkingstelling

  • Een statutair personeelslid kan tijdelijk ter beschikking worden gesteld van een andere rechtspersoon (artikel 185 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur). Zo is het mogelijk om een statutair OCMW-personeelslid tijdelijk ter beschikking te stellen van een welzijnsvereniging en een statutair personeelslid van de gemeente aan een vzw waarin de gemeente al dan niet deelneemt en waarvan de activiteit verband houdt met een gemeentelijkbelang.
  • De contractuele personeelsleden van de gemeente kunnen uitzonderlijk ter beschikking worden gesteld van o.a. een OCMW of een vzw, mits aan de voorwaarden wordt voldaan (artikel 144bis van de Nieuwe Gemeentewet). Daarnaast kan voor een contractant in onderling overleg de huidige arbeidsovereenkomst tijdelijk opgeschort worden vanwege overmacht. Er kan een nieuwe overeenkomst worden aangeboden voor tijdelijke nieuwe opdrachten, volgens de regels die gelden voor verkorte aanwervingsprocedures (zie ook artikel 26 BVR RPR: “De raad kan bepalen dat artikel 11, § 1, 2°, en de bepalingen van afdeling II en III niet van toepassing zijn op de tijdelijke vervanging van afwezige personeelsleden door contractuele personeelsleden ….”). Hierbij geldt dat besturen die zich in een noodsituatie bevinden en dringend personeel nodig hebben, kunnen afwijken van de vastgestelde aanwervingsvoorwaarden en selectieprocedures (artikel 184, §2 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur: “In geval van een ramp kan worden afgeweken van de vastgestelde aanwervingsvoorwaarden en selectieprocedure, als dat noodzakelijk is om dringende en onvoorziene taken te vervullen”).
  • Die terbeschikkingstelling kan via telewerk waar mogelijk ofwel op de aangewezen werkplek.

3) Andere mogelijke maatregelen

Als het bestuur het gewone takenpakket van het personeelslid tijdelijk niet meer behoudt omwille van het welzijn van het personeel tijdens de coronacrisis en er geen mogelijkheid is om het personeelslid onmiddellijk in te zetten voor andere taken, kan het bestuur de volgende beslissingen nemen:

Elk van de onderstaande mogelijkheden zorgt ook voor andere gevolgen. Als personeelsleden bijvoorbeeld vakantiedagen opnemen, zullen ze recht hebben op de verdere uitbetaling van hun volledige bezoldiging, maar niet op maaltijdcheques omdat ze geen prestaties verrichten. De directe beschikbaarheid van de personeelsleden bij de steeds wisselende omstandigheden, kan hierbij ook niet worden gegarandeerd. Het lokaal bestuur kan beslissen dat er sprake is van overmacht zoals gedefinieerd in artikel 26 van de Arbeidsovereenkomstenwet (zie het verslag aan de regering bij het BVR RPR onder artikel 172, dat verwijst naar de Arbeidsovereenkomstenwet en de informatie over preventiemaatregelen en arbeidsrechtelijke gevolgen op werk.belgie.be). Het personeelslid is dan niet onwettig afwezig en bevindt zich niet in een toestand van non-activiteit, maar wel van dienstactiviteit (artikel 170, §1 BVR RPR).

Opname (meer)uren, overuren, vakantiedagen

Aan personeelsleden kan gevraagd worden om hun (meer)uren in het kader van de plaatselijke werktijdregeling, overuren of (een deel van de) vakantiedagen op te nemen. Ze kunnen echter niet verplicht worden om vakantiedagen of gepresteerde (meer)uren in het kader van de plaatselijke werktijdregeling op te nemen. Volgens de FOD WASO kunnen de personeelsleden wel verplicht worden om het overurensaldo op te nemen. De werkgever moet er immers voor zorgen dat de arbeidstijdregelgeving nageleefd wordt en de wetgeving bepaalt dat die moeten worden opgenomen binnen de referentieperiode van 4 maanden. Overuren moeten worden gelezen als in artikel 8, 3 van de wet van 14 december 2000 tot vaststelling van sommige aspecten van de organisatie van de arbeidstijd in de openbare sector. Het gaat om uren die boven op het normale uurrooster werden gepresteerd, uitzonderlijk en op uitdrukkelijke vraag van de leidinggevende.

Dienstvrijstelling voor statutaire personeelsleden

Wanneer het  statutaire personeelslid geen vakantiedagen of (meer)uren in het kader van de plaatselijke werktijdregeling opneemt, betekent overmacht automatisch dienstvrijstelling (zie volgend punt). Statutaire personeelsleden in disponibiliteit wegens ambtsopheffing plaatsen is niet mogelijk, omdat disponibiliteit wegens ambtsopheffing enkel mogelijk is als een betrekking definitief verdwijnt, zoals naar aanleiding van herstructurering van diensten of instellingen. Dat is hier niet het geval.

Tijdelijke werkloosheid voor het contractuele personeelslid

Als de contractant niet bereid is om vakantiedagen of (meer)uren in het kader van de plaatselijke werktijdregeling op te nemen, neemt het lokale bestuur (via haar sociaal secretariaat) zo snel mogelijk contact op met de RVA. De RVA neemt geval per geval een beslissing of het personeelslid een uitkering krijgt van de RVA voor tijdelijke werkloosheid door overmacht. Vanaf 1 oktober 2020 kan elke tijdelijke werkloosheid te wijten aan het coronavirus opnieuw worden beschouwd als tijdelijke werkloosheid wegens overmacht corona.  De RVA houdt haar website op dit moment constant actueel.

Het bestuur moet er wel rekening mee houden dat de RVA nog discretionaire bevoegdheid heeft om te beslissen en houdt dus nauw contact met de RVA en met het betrokken personeelslid zelf om snel informatie te kunnen uitwisselen.

Het lokaal bestuur kan beslissen om alle personeelsleden die zich in die situatie bevinden, automatisch dienstvrijstelling toe te kennen. Dat betekent dus dat “andere dienstvrijstellingen” worden toegekend (artikel 218, 2de lid BVR RPR), bijvoorbeeld voor de afwezigheid als gevolg van het coronavirus.

Het bestuur kan, om een gelijke behandeling tussen medewerkers ongeacht hun statuut te garanderen, bij wijze van uitzonderlijke maatregel een aanvulling op de werkloosheidsuitkering toekennen. Ook de RSZ en de RVA laten een dergelijke aanvulling toe onder bepaalde voorwaarden (zie de FAQ over corona en de informatie over aangifte van kleine statuten op socialsecurity.be).

Het gaat hier niet om een wettelijk opgelegde verplichting. De plaatselijke rechtspositieregeling moet het mogelijk maken. De aanvulling is onderworpen aan voorafgaandelijke onderhandelingen met de representatieve vakorganisaties.

Een belangrijke voorwaarde is dat een personeelslid zijn uitkering niet mag verliezen omdat het een te grote aanvulling krijgt. Concreet betekent dat dat het personeelslid niet meer mag overhouden dan zijn normale nettosalaris. Een andere voorwaarde is dat statutaire personeelsleden in quarantaineverlof (zie punt 4) een gelijkaardige compenserende vergoeding of dienstvrijstelling krijgen.

Hierbij moet rekening gehouden worden met andere aanvullingen die door andere instanties worden uitgekeerd. De uitbetalingsinstanties, de vakbonden en de hulpkas voor werkloosheidsuitkeringen, vullen de uitkering aan met € 5,74 per niet gewerkte dag (6-dagenstelsel, forfaitair bedrag). Arbeiders die technisch werkloos zijn om economische redenen hebben sowieso recht op een supplement boven op de werkloosheidsuitkeringen wegens schorsing van de uitvoering van hun overeenkomst. Het minimumbedrag van het supplement wordt bepaald op 2 euro per dag waarop de arbeider niet heeft gewerkt (artikel 51, §8 Arbeidsovereenkomstenwet).

4) Het personeelslid zit in quarantaine, heeft een kind wiens school of opvangcentrum tijdelijk gesloten wordt of bevindt zich in het buitenland

Als telewerk mogelijk is, kiest het bestuur daar best voor.

Als telewerk niet mogelijk is, dan geldt de regeling van punt 3 (zie hierboven), met de volgende nuances:

  • Als het personeelslid vastzit in het buitenland en het de afwezigheid niet compenseert met vakantiedagen, (meer)uren in het kader van de plaatselijke werktijdregeling of overuren, bevindt het zich in een toestand van dienstactiviteit. Het bestuur beslist autonoom of die afwezigheid bezoldigd wordt, door al dan niet dienstvrijstelling toe te kennen.
  • Als het personeelslid in quarantaine is geplaatst, dan is dit personeelslid arbeidsgeschikt, maar mag het zich niet naar zijn werkplek begeven. Als telewerk onmogelijk is door de aard van de taken (zowel zijn initiële taken, als eventueel nieuwe taken) die dat personeelslid moet uitoefenen en wanneer het personeelslid de afwezigheid niet compenseert met vakantiedagen, (meer)uren in het kader van de plaatselijke werktijdregeling of overuren, dan krijgt het statutaire personeelslid dienstvrijstelling of quarantaineverlof in overeenstemming met het besluit van de Vlaamse Regering van 12 maart 2021 houdende maatregelen ten gevolge van de pandemie veroorzaakt door COVID-19 en tot wijziging van de minimale voorwaarden voor de rechtspositieregeling van het personeel van de gemeenten, de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en de provincies. Hetzelfde geldt als het statutaire personeelslid een (gehandicapt) kind heeft wiens school of opvangcentrum tijdelijk gesloten wordt vanwege corona. Het contractuele personeelslid kan gebruik maken van de federale wet van 23 oktober 2020 tot openstelling van tijdelijke werkloosheid overmacht corona voor werknemers ingeval van sluiting  van de school, opvang of centrum voor opvang van personen met een handicap van hun kind.

Let wel, de RVA meldt op haar website dat als het contractuele personeelslid in quarantaine is als gevolg van een reis:

  • naar een zone binnen een land van de EU, IJsland, Liechtenstein, Noorwegen, het VK of Zwitserland (hierna: EU+), die al rood is bij vertrek;
  • of naar een land dat daarbuiten (hierna: buiten de EU+);

er dan géén recht op tijdelijke werkloosheid ontstaat, aangezien dat geen geval van overmacht is.

In die gevallen is er ofwel een reisverbod, ofwel weet de werknemer op voorhand dat hij in quarantaine zal moeten (reisverbod of niet).

De quarantaine is het gevolg van een vrije keuze van de werknemer.

Dat geldt ook voor de landen waarvoor vanaf 25.09.2020 geen reisverbod meer geldt, maar enkel een negatief reisadvies.

5) Een personeelslid wil thuisblijven

Als een personeelslid thuis wil blijven, zal het de gewone regels moeten volgen voor de aanvraag van verloven en afwezigheden. Het personeelslid kan overuren opnemen of jaarlijks verlof aanvragen of, als het daar recht op heeft, onbetaald verlof, ouderschapsverlof, Vlaams zorgkrediet, enz.

6) Gevolgen van de tijdelijke werkloosheid vanwege corona op de opbouw van de geldelijke en schaalanciënniteit

Hier moet verwezen worden naar artikel 4 van het besluit van de Vlaamse Regering van 12 maart 2021 houdende maatregelen ten gevolge van de pandemie veroorzaakt door COVID-19 en tot wijziging van de minimale voorwaarden voor de rechtspositieregeling van het personeel van de gemeenten, de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en de provincies. .De periodes die de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening erkent als tijdelijke werkloosheid wegens overmacht ten gevolge van de pandemie, veroorzaakt door COVID-19, tellen mee als werkelijke dienst vermeld in artikel 114 van het besluit van 7 december 2007 over de rechtspositieregeling van gemeenten en provincies en artikel 80 van het besluit van 12 november 2010 over de rechtspositieregeling van de OCMW’s. Daardoor lopen alle anciënniteiten door.  

De RVA stelt dat zij vanaf 13 maart 2020 tot en met 31 december 2021 (behalve voor de maand september 2020 indien de werkgever niet erkend is als uitzonderlijk hard getroffen onderneming of behoort tot een uitzonderlijk hard getroffen sector) een soepele toepassing van het begrip “overmacht” hanteert en alle situaties van tijdelijke werkloosheid die te wijten zijn aan het coronavirus beschouwt als tijdelijke werkloosheid wegens overmacht, ook als er bijvoorbeeld toch nog op bepaalde dagen kan worden gewerkt. Dat standpunt komt overeen met wat hierboven vermeld staat onder punt 3.

Artikel 172 van het BVR RPR bepaalt hierbij:

Het personeelslid dat zonder toestemming of geldige reden, en ook niet ten gevolge van de toepassing van een tuchtstraf of van een andere administratieve maatregel, afwezig is, bevindt zich in een toestand van non-activiteit, tenzij in geval van overmacht.

Een statutair personeelslid dat door corona-overmacht niet kan werken, bevindt zich in een toestand van dienstactiviteit, waardoor de anciënniteiten doorlopen. Een contractueel personeelslid bevindt zich overeenkomstig de kwalificatie door de RVA ook in een toestand gelijkgesteld met arbeid in loondienst.