Wat is het verschil tussen ‘vastleggingen’, ‘aanrekeningen’ en ‘boekingen’ van transacties?

Antwoord

Een vastlegging van een transactie is de inschrijving, in een budgettair dagboek van de vastleggingen, van de verwachte uitgaven per boekjaar als gevolg van een voorgenomen of al aangegane verbintenis met een welbepaalde derde. Dat wordt bepaald in artikel  85 van het besluit van de Vlaamse Regering over de beleids- en beheerscyclus (BVR BBC). Elke inschrijving moet minstens de elementen bevatten die zijn opgenomen in artikel 83 van het BVR BBC.

Een aanrekening van een transactie is de inschrijving van de gerealiseerde ontvangsten en uitgaven in een budgettair dagboek van de aanrekeningen. Dat wordt bepaald in artikel 86 van het BVR BBC. Een aanrekening is dus een budgettaire verrichting. Elke inschrijving moet minstens de elementen bevatten die zijn opgenomen in artikel  83 en artikel  86 van het BVR BBC. In het budgettair journaal van de aanrekeningen worden dus ontvangsten en uitgaven geregistreerd. Een transactie wordt op hetzelfde moment aangerekend in een budgettair dagboek van de aanrekeningen als ze ingeschreven wordt in een dagboek van de algemene boekhouding.

Alle transacties van het bestuur worden ook ingeschreven in een dagboek of een hulpdagboek van de algemene boekhouding. Die inschrijving van een transactie in een dagboek of een hulpdagboek van de algemene boekhouding noemen we een boeking. Dat wordt bepaald in artikel 89 van het BVR BBC. Elke boeking moet minstens de elementen bevatten die zijn voorgeschreven door artikel  90 van het BVR BBC.

In de algemene boekhouding worden niet enkel ontvangsten en uitgaven geregistreerd, maar alle financieel-economische transacties. Naast de pure kasverrichtingen worden dus ook de betalingen en de inningen met de financiële rekeningen, de permanente middelen, de financieringsbronnen, de vorderingen, de schulden, de kosten en de opbrengsten geregistreerd. De registratie gebeurt op het moment van de realisatie van de transactie, dus op het moment dat de transactie plaats vindt en niet louter op het moment van de inning of de betaling.

De boekhouding vormt één geïntegreerd systeem. Via de software verloopt de dubbele registratie in budgettaire dagboeken en dagboeken van de algemene boekhouding in de praktijk automatisch zonder dat de gebruikers hiermee belast worden, doordat elke registratie met betrekking tot een aanrekening in principe gelijktijdig ingeschreven wordt in het budgettaire dagboek en in het dagboek van de algemene boekhouding.