Wat is het transactiemoment van ontvangen specifieke subsidies?

Antwoord

De boekhouding wordt gevoerd op transactiebasis. Het tijdstip waarop de transactie plaatsvindt, bepaalt aan welk boekjaar de opbrengsten en ontvangsten uit subsidies worden toegerekend. Het transactiemoment van ontvangen specifieke subsidies wordt bepaald door het moment waarop aan de voorwaarden voor het verkrijgen van de subsidie wordt voldaan.

Zodra de gesubsidieerde prestaties (de organisatie van de activiteit, het doen van een bepaalde uitgave, het halen van een bepaalde doelstelling of norm, enz.) geleverd worden, is aan de voorwaarden voor het verkrijgen van de subsidie voldaan. Dat betekent dat het transactiemoment van ontvangen voorwaardelijke subsidies bepaald wordt door het ogenblik waarop de betoelaagde prestaties geleverd worden, ongeacht:

  • het tijdstip van de effectieve inning van het subsidiebedrag;
  • eventuele ontvangen voorschotten;
  • eventuele nog te bezorgen verantwoordingen ex post;
  • het bedrag vermeld in het besluit of de overeenkomst vanwege de subsidiërende overheid.

Enkel het deel van de subsidie waarop het bestuur in een bepaald boekjaar een effectief recht heeft doen ontstaan door de gestelde voorwaarden na te leven, wordt dus in de opbrengsten en ontvangsten opgenomen.

In bepaalde gevallen moet de boekhouding bij de afsluiting van het boekjaar echter nog worden bijgestuurd:

  • als het reeds ontvangen subsidiebedrag in een bepaald boekjaar groter is dan de uitgaven voor gesubsidieerde prestaties, worden de ontvangsten en de opbrengsten verminderd tot het bedrag waarop het bestuur effectief recht heeft op basis van de geleverde prestaties. Het saldo wordt per einde boekjaar in de boekhouding tot uitdrukking gebracht als een schuld aan de subsidiërende overheid;
  • als het bestuur op basis van de geleverde prestaties in een bepaald boekjaar recht heeft op een groter bedrag dan wat het ontvangen heeft, wordt voor datzelfde bedrag een bijkomende ontvangst, opbrengst en vordering geregistreerd. Indien nodig, wordt daarvoor bij de afsluiting van de boekhouding op het einde van het boekjaar gebruik gemaakt van gefundeerde ramingen.

Bij een eventuele latere verantwoording, afrekening of inspectie (in een volgend boekjaar) kunnen zich 2 mogelijkheden voordoen:

  • als (een deel van) de subsidie ten onrechte werd verkregen, wordt dat op dat moment beschouwd als een terugvordering van de ontvangen subsidie;
  • als het bestuur nog recht heeft op een bijkomend bedrag, wordt dat op dat moment als een opbrengst, ontvangst en vordering geregistreerd.