Mag de financieel directeur vorderingen als oninbaar boeken?

Antwoord

De financieel directeur is daar alleen in welbepaalde situaties voor bevoegd.

Conform artikel 103 van het BVR BBC van 30 maart 2018 boekt de financieel directeur de bedragen die betaald moeten worden door schuldenaren van wie de insolvabiliteit bewezen is door een bewijsstuk als oninvorderbaar. De financieel directeur verwerkt die minderwaarden autonoom als kost en uitgave op de algemene rekening (AR) 642 (minderwaarde op de realisatie van operationele vorderingen) zodra de insolvabiliteit bewezen en gestaafd is door een bewijs. Die boeking impliceert geen kwijtschelding van de schuld.

De bovenvermelde bevoegdheid van de financieel directeur is beperkt tot de minderwaarden die te maken hebben met de inning: onvermogen, insolvabiliteit, overlijden zonder erfgenamen, verworpen nalatenschap. Ook verjaarde vorderingen vallen daaronder. De financieel directeur legt hierover verantwoording af via zijn rapportering over het debiteurenbeheer, die moet worden opgemaakt op basis van artikel 177 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur of artikel 90 van het Provinciedecreet van 9 december 2005.

Correcties en aanpassingen die niet het gevolg zijn van elementen die met de inning te maken hebben behoren tot de bevoegdheid van de “budgethouder”. Het kan gaan om vorderingen die moeten worden gecorrigeerd omwille van een materiële fout of omwille van andere redenen die niets met de (in)solvabiliteit van de debiteur te maken hebben (bv. na ontvangst van een bezwaarschrift). In die gevallen moet er een correctie op de vordering geboekt worden via een creditnota.

In het onderstaande schema worden een aantal frequent voorkomende situaties weergegeven:

Reden

WieBoekingswijzeStuk
InsolvabiliteitFinancieel directeurAR 642Bewijskrachtig stuk
Verworpen nalatenschapFinancieel directeurAR 642Bewijskrachtig stuk
Overleden debiteur zonder erfgenamenFinancieel directeurAR 642Bewijskrachtig stuk
Verjaarde vordering (bv. als gevolg van ambtshalve schrapping)Financieel directeurAR 642Bewijskrachtig stuk
Proceseconomische redenenRegeling uitwerken in een reglement of het organisatie-beheersingssysteemAR 642Formeel besluit
Onverhaalbaarheid (vrijstelling van een betwiste factuur)“Budgethouder”CreditnotaFormeel besluit
Materiële vergissing“Budgethouder”CreditnotaVerantwoordingstuk
Ten onrechte gevestigde belastingCBS (college stelt kohier vast)CreditnotaFormeel besluit