Hoe worden oninbare operationele vorderingen en correcties op fiscale en niet-fiscale operationele vorderingen in de boekhouding geregistreerd?

Antwoord

Het niet kunnen innen van een vordering omwille van de insolvabiliteit van de debiteur wordt geboekt door een minderwaarde bij realisatie van operationele vorderingen te registreren. Daarvoor wordt in de boekhouding gebruikt gemaakt van een algemene rekening (AR) van de rubriek 642 (minderwaarde op de realisatie van  operationele vorderingen). Dit behoort tot de bevoegdheid van de financieel directeur.

In het minimum algemeen rekeningenstelsel wordt hierbij geen onderscheid gemaakt tussen vorderingen uit ruil- en niet-ruiltransacties. De boekhoudkundige verwerking is dus identiek, ongeacht of het gaat om een fiscale of een niet-fiscale vordering. Elk bestuur kan die algemene rekening intern en in functie van de eigen informatiebehoefte zelf wel verder onderverdelen om het onderscheid te maken tussen verschillende soorten vorderingen (bijvoorbeeld vorderingen uit ruiltransacties, vorderingen uit niet-ruiltransacties, enz.). Die verdere onderverdeling kan nuttig zijn om gepaste waarderingsregels te kunnen toepassen.

Een correctie (vermindering) van een  operationele vordering omwille van een materiële vergissing of omdat ze onverhaalbaar is (als gevolg van een bezwaar dat geleid heeft tot een vrijstelling) wordt boekhoudkundig verwerkt door een creditnota te boeken. Dergelijke correcties worden geregistreerd via het gebruik van de betrokken algemene rekening van de klasse 7 (ontvangsten/opbrengsten).