Print

Digitale toepassingen overheid

De lokale besturen werken voor hun dienstverlening met talrijke digitale toepassingen die worden aangestuurd door de Vlaamse en federale overheid. Daarnaast draaien er binnen de Vlaamse en federale overheidsdiensten verschillende interne toepassingen waarin gemeenten gekend moeten zijn. De impact van de fusies op deze toepassingen is groot. 

In kaart brengen van de aanwezige toepassingen

Vanuit de Vlaamse overheid bereiden we een lijst voor van centrale bouwstenen en digitale toepassingen waarvan de fusiegemeenten gebruik maken.

Deze lijst is een levend document en zal continu aangevuld worden. Om zo veel mogelijk digitale toepassingen en bouwstenen van de Vlaamse overheid te verenigen, gaven de Vlaamse entiteiten op 31 augustus 2018 een infosessie “Is jouw digitale toepassing klaar voor de fusie van de gemeentebesturen op 1 januari 2019?’. De presentatie van deze infosessie vind je hier terug.

Het overzicht van de toepassingen en bouwstenen bezorgen we via een SharePoint-pagina aan de fusiebesturen. Het is niet mogelijk om een exhaustieve lijst van toepassingen en bouwstenen te garanderen. Zoals reeds gezegd, wordt deze lijst voortdurend aangevuld. Uiteraard kunnen de fusiebesturen ontbrekende toepassingen of bouwstenen steeds melden (via fusies@vlaanderen.be).

Het is belangrijk op te merken dat de opmaak van de life event scan “Ik krijg een nieuw adres” een belangrijke eerste aanzet vormde bij het in kaart brengen van de aanwezige digitale toepassingen. Deze life event scan resulteerde onder meer in een praktische checklist waarin we de punten opnemen waar er impact is door een adreswijziging. Deze checklist updaten we op regelmatige basis. Je vindt alle informatie over de life event scan hier.

Voorbereiden van de toepassingen

Sommige toepassingen vereisen geen input van de fusiebesturen om klaargemaakt te worden voor de fusie op 1 januari 2019, maar voor andere is dit wel noodzakelijk. Voor deze laatste toepassingen bereiden we stappenplannen voor die we op diezelfde SharePoint-pagina aanbieden aan de fusiebesturen. Op die manier worden de fusiebesturen zeer gericht begeleid in de stappen die zij moeten zetten om de migratie vlot te laten verlopen.

Ook hier merken we op dat het aanbieden van de stappenplannen een voortdurend gegeven is. De lijst vullen we continu aan om de fusiebesturen op de meest efficiënte manier te begeleiden.

Communicatie

We brachten de fusiebesturen via e-mail op de hoogte van het plan van aanpak om de digitale toepassingen in kaart te brengen. De fusiecoördinatoren (en hoogstens twee extra medewerkers per fusiegemeente) krijgen toegang tot de gedeelde SharePoint-pagina waarop de lijst van de digitale toepassingen en stappenplannen voor hun gemeente opgenomen is. In deze lijst kunnen zij aangeven in welke mate ze de migratie reeds voorbereid hebben.

Over sommige toepassingen en/of bouwstenen communiceren we gedetailleerd verder met de fusiebesturen.

Vragen over de digitale toepassingen kunnen steeds gericht worden naar fusies@vlaanderen.be.