Hoe en waarom moet de kwartaalrapportering worden opgemaakt?

De organieke decreten bepalen dat de besturen vanaf het boekjaar 2014 op kwartaalbasis elektronisch moeten rapporteren aan de Vlaamse Regering.

Die kwartaalrapportering verloopt uitsluitend digitaal en bevat de in het boekjaar verrichte transacties (geregistreerde uitgaven, ontvangsten, debetbedragen, creditbedragen) tot en met het einde van het betrokken kwartaal.

Het kwartaalrapport is dus als het ware een toestandsopgave van de budgettaire en de algemene boekhouding op het einde van het betrokken kwartaal. In die zin houdt het ook geen verband met de kwartaalrapportering van de financieel beheerder zoals die vroeger in de organieke decreten was opgenomen.

De digitale kwartaalrapportering voor de Vlaamse Regering kan eenvoudig aangemaakt worden vanuit de boekhoudsoftware.

Het is niet nodig om hiervoor een tussentijdse afsluiting van de boekhouding te doen. Ze moet onder de vorm van twee bestanden (een xbrl-bestand en een xml-bestand) aan de Vlaamse Regering bezorgd worden voor het einde van de maand die volgt op het kwartaal. Ze verloopt zowel inhoudelijk als vormelijk op dezelfde manier als de digitale rapportering over de beleidsrapporten (BBC DR). De technische vereisten kan u raadplegen op de website van ABB (zie link onderaan).

De aanlevering gebeurt (verplicht) via het digitaal loket. Voor de kwartaalrapportering moet er geen papieren rapportering of pdf-bestand opgestuurd worden. Ze is ook niet onderworpen aan een beslissing of validatie door de raad of een ander bestuursorgaan.

De kwartaalrapportering is een verplichting opgelegd door Europa.
De Vlaamse Overheid heeft die cijfers nodig om haar Europese verplichtingen voor de kwartaalrapportering over de financiën van de Vlaamse lokale besturen te kunnen nakomen. Die verplichtingen zijn opgenomen in artikel 3 van de richtlijn 2011/85/EU van de Raad van de Europese Unie en behelst de budgettaire en ESR-matige monitoring van de ontvangsten en uitgaven van de lokale overheden.